05-Upload von Unterlagen (Prüflauf)

• 1. Upload von Unterlagen
• 3. Upload von geprüften Unterlagen und Prüfberichten (Prüflauf)
• 2. Upload von indexierten Unterlagen
• 3. Überarbeiten / löschen von bereits hochgeladenen Unterlagen

1. Upload von Unterlagen

Upload von Unterlagen

 

Bitte prüfen Sie vor dem Upload, ob Ihre Profileinstellungen richtig gesetzt sind.  Wichtig ist die Einstellung ob es sich um ein persönliches oder ein Organisationsprofil handelt. Weitere Infos unter folgendem Link: Profileinrichtung

Nach der Anmeldung im Portal werden unter dem Menüpunkt: PROJEKTE dem Beteiligten alle ihm

zugeordneten Projekte angezeigt.

 

Der Upload ist sehr stark an die Berechtigung und die Rolle, die der Beteiligte im Projekt

einnimmt, gekoppelt. Eine genauere Übersicht finden Sie in den Landesspezifischen Informationen im Wiki.

(https://wiki.bvpi-elba.de/books/landerbezogene-informationen)

 

Der Upload erfolgt dann in folgenden Schritten:

 

Schritt 1:              Doppelklick auf das gewünschte Projekt.

 

Schritt 2:              Es erscheint folgende Maske:

In das Uploadfenster können mit: oder per Drag & Drop Unterlagen ausgewählt werden.

Hierbei können auch mehrere Unterlagen zugeordnet werden.

Danach mit dem Button  die Unterlagen hochladen.

In Abhängigkeit der Unterlage müssen weitere zusätzliche Angaben gemacht werden, Pflichtfelder werden durch ein Ausrufezeichen hervorgehoben 

 

z. Bsp. für bautechnische Unterlagen:

Schritt 3:  Wenn die Unterlage keine Fehler hat, wird der Upload mit einer Meldung bestätigt;

    wenn die Unterlage fehlerhaft ist wird der Upload rot angezeigt; die Fehlermeldung wird

                  in rot dargestellt, z. Bsp.:

Bitte beachten Sie eine maximale Dateigröße von 800 MB pro Pdf.

Die PDF-Dokumente müssen wegen der Langzeit-Archivierung PDF/A-kompatibel sein. In Word kann das Format beim Speichern eingestellt werden; ggf. müssen Pdf-Dateien in ein Pdf-A Format umgewandelt werden. 

Weitere Informationen finden Sie unter folgendem Link: Dateiformate in ELBA

Daneben kann dem Unterlagen-Empfänger eine Nachricht durch folgende Einstellung mitgeteilt werden (Benachrichtigung gleich senden):

Möchte man aus der Auswahl für bautechnische Unterlagen zurück zur Gesamtauswahl des Dokument-Typs, kann man unter folgenden Button einen "Schritt zurück" gehen (s.u.)

Danach befindet man sich wieder in der allgemeinen Uploadmaske und muss die Typenzuordnung neu beginnen. An dieser Stelle kann über das "Löschen-Symbol"   die Unterlage ganz aus dem Upload-Prozess entfernt werden.   

Ansonsten ist eine Überarbeitung der hochgeladenen Unterlage noch über die Dokumenteigenschaften möglich, hier lassen sich die Attribute noch überarbeiten und ergänzen. In die Dokumenteigenschaften wird per Doppelklick auf die Unterlage im Dokumentefenster nach dem Upload ausgewählt.

Spezialfunktionen für den Prüfer: "Upload ungeprüfter Unterlagen" und "Besitzer ändern"

Über den Button    kann der Prüfer in den Uploadmodus eines Aufstellers wechseln, um z. B. bautechn. Unterlagen ohne Prüfvermerk für diesen zu hinterlegen. 

Mit   lassen sich diese Unterlagen dann einem bereits im Projekt befindlichen Aufsteller zuordnen. Dies ist wichtig, da Aufsteller nur eigenen bautechn. Unterlagen sehen dürfen und sonst keinen Zugriff auf durch den Prüfer hochgeladene, ungeprüfte Unterlagen, hätten.

3. Upload von geprüften Unterlagen und Prüfberichten (Prüflauf)

Um den Prüflauf in ELBA durchzuführen. müssen ungeprüfte bautechnische Unterlagen durch den Prüfer heruntergeladen und als geprüfte Fassung wieder hochgeladen und zugeordnet werden. Anschließend werden die Prüfberichte mit den geprüften Unterlagen verknüpft. Die genaue Funktionsweise wird in diesem Kapitel im Detail beschrieben.

1.  Sind in einem Projekt Unterlagen vorhanden, müssen diese durch den Prüfer heruntergeladen werden. Hierbei ist es hilfreich die Unterlagen nicht einzeln, sondern ggf. über die Filterfunktion erst anzeigen zu lassen, um diese dann mit und "alle" zu markieren und über anschließend zu speichern. Es wird dann ein Zip-Verzeichnis mit der getroffenen Auswahl als Download heruntergeladen. 

2.  Sind die Unterlagen bürointern geprüft worden, müssen diese als geprüfte Version hochgeladen werden.  Als Voreinstellung für den Prüfer, werden beim Upload "geprüfte Unterlagen" ausgewählt.

Wird der Dateiname nicht verändert, erkennt das System die ursprüngliche Unterlage und bildet eine Zuordnung. Es muss dann nur der zutreffende "Prüfstatus" gesetzt werden. Dies kann auch über den Dateinamen gesteuert werden indem man diesen mit einem "_" und dem entsprechendem "Planstatus" erweitert.  Unter den Länderbezogenen Informationen im Wiki können die einzelnen Planstatus des jeweiligen Bundeslands abgerufen werden. (https://wiki.bvpi-elba.de/books/landerbezogene-informationen)

3. Optional lassen die die geprüften Unterlagen auch manuell einer ungeprüften Fassung zuordnen. Nach dem Upload muss hierfür der Typ "bautechn. Unterlage" eingestellt werden. Anschließend kann über eine Zuordnung erfolgen. Es werden alle ungeprüften Unterlagen in diesem Projekt angezeigt, aus diesen man die manuelle Zuordnung treffen kann.

4. Setzen einen Prüfstatus ohne den Upload von Unterlagen ist möglich. Hierfür können die ungepr. Unterlagen per Doppelklick angewählt und im Feld Status überarbeitet werden. Es lassen sich an dieser Stelle Unterlagen auch auf "unglültig" setzen und ablehnen.

5. Wurden geprüfte Unterlagen erfolgreich hochgeladen und zugeordnet, wird nur der aktuelle Stand einer Unterlage in der Detailansicht angezeigt, über einen Doppelklick auf die Unterlage und unter dem Reiter "Versionen", findet man die vorangegangenen ungeprüften Pläne. Ebenso werden die Indexierungen hier angezeigt. Es lassen sich die Vorgängerversionen im nachhinein noch über das entsprechende Symbol noch herunterladen.

6. Der Upload von Prüfberichten erfolgt wie bei allen Unterlagen über den Upload-Bereich. Prüfberichte können unter Angabe ihrer Nummer und Datum hochgeladen werden. 

Über "Zuordnung" kann in der Detailansicht jede bereits geprüfte Unterlage zugeordnet werden. Als Vorauswahl sind schon alle geprüften Unterlagen angewählt. Über weitere Unterlagen, lassen sich alle nicht bautechn. Unterlagen des Projektfachbereichs noch zuordnen.

Nachdem Prüfberichte in ELBA hochgeladen wurden, werden diese unter dem Reiter "Prüfberichte" aufgeführt. Per Doppelklick auf die jeweiligen Prüfberichte kann die Zuordnung im Nachhinein noch überarbeitet werden.

2. Upload von indexierten Unterlagen

Die Indexierung von Unterlagen wird in ELBA über die Zuordnung eines sog. "Nachtrags" zur ursprünglichen bautechn. Unterlage dargestellt. Wurde dieser Index mit dem Plan verknüpft, wird als Plannummer/-titel dieser "aktuellste" Status des Plans aufgelistet. Vorgängerversionen sind in der Dokumentansicht zu finden.

Im Detail gestaltest sich der Ablauf wie folgt:

Über den Upload von bautechnischen Unterlagen kann über das Büroklammersymbol     eine Zuordnung zu bestehenden Plänen hergestellt werden. Die Eingabe eines Index und der Wechsel von Erstvorlage auf Nachtrag wird als Pflichtfeld kenntlich gemacht und ist dadurch auszufüllen einzustellen.

Es lässt sich vom System auch eine automatische Zuordnung auslösen, wenn man eine Unterlage mit dem gleichen Dateinamen, wie den zu Indexierenden Plan hochlädt. In dem Fall muss nur noch der Index betitelt werden, der Schritt mit dem "Büroklammer"-Symbol eine manuelle Zuordnung zu treffen wird übersprungen.

Versehentliche Falschzuordnungen können über das Löschen-Symbol mit [X] wieder Rückgängig gemacht werden  

Danach befindet man sich wieder in der allgemeinen Uploadmaske und muss die Typenzuordnung neu beginnen. An dieser Stelle kann über das "Löschen-Symbol"   die Unterlage ganz aus dem Upload-Prozess entfernt werden.    

Wurde die Unterlage verknüpft hochgeladen und abgespeichert, erscheint diese nun in der Dokumentübersicht als Index. Für diese anzeige wird die Ursprüngliche Planbezeichnung um den Index im Namen erweitert und nur diese Version wird angezeigt.

Besteht die Notwendigkeit, auf die ursprüngliche "Erstvorlage" nochmal zugreifen zu müssen, kann dies mit einem Doppelklick auf die Unterlage und unter dem Reiter "Versionen" erfolgen.

3. Überarbeiten / löschen von bereits hochgeladenen Unterlagen

Müssen hochgeladene Unterlagen überarbeitet oder gelöscht werden, lassen sich per Doppelklick in der Dokumentenübersicht, die Detailinformationen einblenden.

In Die Dokument-Detailinformationen sind in folgende Registerkarten gegliedert:

1. Daten

Der Uploader kann bis zum Download des Prüfers die Attributfelder überarbeiten. Mit "Unterlage vollständig löschen" kann diese entfernt werden. Sind bereits Indexfortschreibungen des Plans vorhanden, wird immer die letzte Version gelöscht und der Text würde "diese Version löschen" lauten. 

2. Versionen

Das Versionen Tab zeigt alle auf dieser Erstvorlage erfolgten Versionsfortschreibungen und Prüfergebnisse an, bereits gelöschte Einträge erscheinen in rot mit einer Eintragung in den Spalten "gelöscht von" und "gelöscht am".

Erst wenn die Unterlage vollständig gelöscht wurde erscheint diese nicht mehr in der Dokumentenübersicht.

3. Zugriff

In diesem Fenster steuert der Prüfer oder der besitzende Nachweisersteller den Zugriff für weitere Beteiligte auf diese Unterlage.

Durch die Rechtematrix pro Bundesland sind die Zugriffsrechte der einzelnen Rollen bereits geregelt, es lassen sich jedoch zusätzliche Zugriffsrechte für z.B. weitere Nachweisersteller, über die Spalte "manuell" einstellen.