# 08-Dateiformate welche durch ELBA verarbeitet werden
# Dateiformate welche durch ELBA verarbeitet werden (PDF/A)
**PDF-Formate**
PDF/A (/A steht für Archiv) ist ein ISO-Standard für die dauerhafte Archivierung formatierter Dokumente und soll länger lesbar sein, als herkömmliche PDF-Formate. Aus diesem Grund wurde u.a. festgelegt, dass Dokumente nur im sogenannten PDF/A – Format ausgetauscht werden können. Eine weitere Differenzierung des A-Formats ist nicht notwendig. Beim Upload wird deshalb auf dieses Format geprüft und nur PDF/A – Dokumente für den Upload zugelassen.
**Folgende PDF-A Formate sind bis zu einer Größe von 800 MB zugelassen:**
[](https://wiki.bvpi-elba.de/uploads/images/gallery/2025-01/8TLimage.png)
**Ein PDF/A-Dokument lässt sich mit nahezu jeder kommerziellen Vollversion eines Programms zur PDF-Bearbeitung erstellen.**
Folgende Programme zur PDF-Bearbeitung auch bieten in Ihrer kostenlosen Version zum momentanen Zeitpunkt (Feb.2024) eine hohe Funktionalität:
**PDF XChange**
Der PDF XCHange-Editor bietet Möglichkeiten Unterlagen als PDF-A Dokument abzuspeichern (s. u.)
[](https://wiki.bvpi-elba.de/uploads/images/gallery/2024-02/image.png)
**PDF XCHange Tool**
Das PDF XCHange-Tool kann mit wenigen Schritten dahingehend eingerichtet werden, per Stapelverarbeitung PDF-Dateien in PDF-A Formate umzuwandeln. Es kann aus einem vorgefertigten Aufgabenpool (PDF-Standard in unserem Bsp.) eine Aufgabe definiert werden.
[](https://wiki.bvpi-elba.de/uploads/images/gallery/2024-02/G9qimage.png)
Mit der Aufgabe "in PDF/A umwandeln" ist bereits ein Ablauf definiert, mit dem einzelne Ordner PDF-Dokumente in PDF-A Dokumente per Stapelverarbeitung umgewandelt werden können.
[](https://wiki.bvpi-elba.de/uploads/images/gallery/2024-02/rAPimage.png)
[](https://wiki.bvpi-elba.de/uploads/images/gallery/2024-02/hk9image.png)
**Kommt in Ihrem Arbeitsablauf noch die digitale Signatur der Unterlage hinzu, ist folgende Vorgehensweise wichtig, um als Ergebnis ein signiertes PDF-A Dokument zu erhalten:**
- die als PDF-A aus ELBA heruntergeladenen Unterlagen können durch die digitale Bearbeitung (setzten von Stempeln und Grüneintragungen) ihr PDF-A Format verlieren und müssten dann wieder in dieses umgewandelt werden
- **Es ist wichtig vor der Signatur die Unterlage als PDF-A umgewandelt zu haben**, nach dem Erstellen einer digitalen Signatur in dem Dokument, lässt sich das PDF-Format nicht mehr ändern
**PDF 24**
Im Netz kann das Tool: PDF24 kostenlos heruntergeladen und installiert werden. Auch eine Online-Version steht zur Verfügung.
Mit dem Menüpunkt: [](https://wiki.bvpi-elba.de/uploads/images/gallery/2023-05/p11bild02.png) lassen sich PDF-Dateien in ein PFD-A Format umwandeln
**Word-Dokumente**
Ein Word-Dokument kann durch folgende Einstellung in PDF/A-Format abgespeichert werden:[](https://wiki.bvpi-elba.de/uploads/images/gallery/2023-05/KmUbild01.png)
Dateityp: pdf
Optionen: pdf/A-kompatibel
Dieses gespeicherte PDF-Dokument kann dann ohne Probleme in das Portal hochgeladen werden.
# Mögliche Fehlerquellen im Umgang mit Prüfeintragungen in der PDF-Datei
Einige Prüfer arbeiten mit dem mit PDF-Annotator, um digitale Dokumente zu prüfen und Prüfeintragungen vornehmen zu können.
Durch eine Rückmeldung von einem Tragwerksplaner, dessen statische Berechnung geprüft wurde, mussten wir feststellen, dass nicht alle Prüfeintragungen über PDF-XChange Editor lesbar sind.
Der Tragwerksplaner verwendet PDF-XChange Editor.
Es hatte sich herausgestellt, wenn im zu prüfenden Dokument Textfelder mit weißer Füllfarbe verwendet werden, die Füllfarbe dominiert und die über PDF-Annotator vorgenommenen Eintragungen überdeckt.
Darstellung über PDF-Annotator:
[](https://wiki.bvpi-elba.de/uploads/images/gallery/2025-09/N8kimage.png)
Darstellung über PDF-XChange Editor:
[](https://wiki.bvpi-elba.de/uploads/images/gallery/2025-09/yAFimage.png)