Grundlegende Bedienung ELBA

Die Plattform ELBA dient dem Datenaustausch der im Zuge der bautechnischen Prüfung zu prüfenden Bauvorlagen zwischen der Bauherrenschaft (Bauherr/in, Entwurfsverfasser/in, Tragwerksplaner/in, Baufirmen) und den zuständigen Prüfingenieur.

Für alle Beteiligten ist nach der ersten Einladung zur Nutzung von ELBA in einem ersten Schritt einmalig die eigene Organisation (Firma, Mitarbeiter etc.) zu registrieren. Bei weiteren Bauvorhaben wird auf die bestehenden Daten zurückgegriffen. Die Plattform ELBA kann für den Datenaustausch nur genutzt werden, wenn im System die notwendigen Nutzer-Stammdaten hinterlegt sind.

1. Einladungsmail mit Zugangslink

Sie werden per Mail durch einen Projektbeteiligten zum ersten Projekt auf der Plattform ELBA eingeladen. Dadurch wird eine Mail mit dem Absender elba@abp-software.de an Sie generiert.

Der Mail sind die einladende Person und die wesentlichen Projektdaten zu entnehmen. Die/der Einladende hat zudem die Möglichkeit eine persönliche Nachricht hinzuzufügen.

Durch Klick auf den Button „Einladung annehmen“ gelangt man auf die Startseite der

Plattform ELBA. Die erste Anmeldung ist innerhalb von 48 h durchzuführen.

Im Falle eines angelaufenen Einladungslinks (Gültigkeit 48h), muss eine neue Einladung erzeugt werden. Bitte nehmen Sie hierzu Kontakt mit dem Absender der Einladung auf, dieser steht im E-Mail Text.

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2. Startseite ELBA / erste Registrierung

Bei der ersten Anmeldung von ELBA unter der eigenen Mailadresse ist zunächst ein individuelles Passwort (zu wählen und zu bestätigen. Die Passwortrichtlinie verlangt mindestens 8 Zeichen, davon mindestens eine Zahl und ein Sonderzeichen.

Nachdem der Haken bzgl. der Zustimmung zur Datenschutzerklärung gesetzt wurde, ist über den Button „Registrieren“ die Registrierung vorzunehmen.

Anschließend wird aus Sicherheitsgründen eine Bestätigungsmail generiert, um die Identität zu bestätigen. Im Browser erscheint der nachfolgende Hinweis:

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3. Bestätigungsmail

Mit Erhalt der Mail vom Absender elba@abp-software.de ist die eigene Identität zu bestätigen. Die Identität muss innerhalb von 48 h bestätigt werden.

Bleibt die Einladung 48h unbenutzt, verliert diese Ihre Gültigkeit und muss durch die einladende Person erneut ausgelöst werden. Dies erfolgt unter dem Button "Einladung".

Dazu bitte in der Mail auf den Button „bestätigen“ klicken. Anschließend wird man über den Link auf die Startseite der Plattform ELBA geführt. Hier muss man sich mit Mailadresse und gewähltem Passwort anmelden.

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4. Anmeldung auf der ELBA-Plattform

Auf der ELBA-Startseite muss man sich mit Mailadresse und gewähltem Passwort anmelden. Bei Klick auf den Button „EINLOGGEN“ gelangt man in den Arbeitsbereich der Plattform.

Wird der Haken bei „Anmeldung merken“ gesetzt, vereinfachen sich die nachfolgenden Anmeldevorgänge.

Wurde das Passwort vergessen, kann man ein neues Passwort durch Klick auf „Passwort vergessen“ anfordern. Auch eine weitere Bestätigungsmail kann hier angefordert werden.

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5. Grundstruktur ELBA

5. Grundstruktur ELBA

Das übergeordnete Hauptmenü von ELBA ist im Browser auf der linken Seite zu entnehmen.

Als 1. Schritt ist die Anlage eines Profils unter Profil erforderlich.

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6.1 Erfassung einer Bürostruktur - Begriffe

6.1 Begriffe

Profil

Der Erfasser der Bürodaten, im Normalfall der PI, muss sich im ersten Schritt im System mit dem Menüpunkt: Profil registrieren. Dabei nimmt er die Rolle eines Administrators ein, der dann auch in der Firmenstruktur angezeigt wird. Erst nach der Registrierung kann er die weiteren Daten zur Institution anlegen. Die Administratoren-Rolle kann später auch an einen Mitarbeiter übertragen werden.

Institution/Organisation/Büro

Wird mit dem Menüpunkt: Organisation erstellen erfasst. Bei Prüfingenieuren, die mehrere Standorte haben, muss ein Büro als Hauptbüro bestimmt und dazu die entsprechenden Firmendaten erfasst werden.

Niederlassungen

Bei Prüfingenieuren, die mehrere Standorte haben, muss ein Büro als Hauptbüro bestimmt werden, die anderen Büros sind als Niederlassungen mit den entsprechenden Niederlassungsdaten zu erfassen.

Team

Innerhalb einer Institution/Organisation können Organisations-Untereinheiten, sogenannte Teams, eingerichtet werden. Einer solchen Untereinheit können dann wieder konkrete Mitarbeiter zugeordnet werden. Mit Hilfe dieser individuellen Struktur kann ein PI bestimmte Arbeiten grundsätzlich für alle Projekte für Vertrauensmitarbeiter oder der Verwaltung freigeben, die dann in einem Team organisiert sind. Daneben können Mitarbeitern eines Teams nur für bestimmte Projekte Rechte zugeteilt werden. Dadurch entsteht im Bedarfsfall ein sehr mächtiges Organisationsinstrument, das analog einem Organigramm aufgebaut werden kann. Durch einmalige Einrichtung können Mitarbeiterkreise für alle Projekte oder auch projektbezogen sehr individuell festgelegt werden.

Mitarbeiter

Die Anmeldung weiterer Mitarbeiter zu den eingerichteten Organisationseinheiten, im einfachsten Fall zum Büro, erfolgt anschließend durch Einladung des Büro-Administrators mit den gleichen Arbeitsschritten durch Einladung des Administrators und Annahme bzw. Identitätsbestätigung durch den Mitarbeiter (analog zu den Arbeitsschritten in Abschnitt 1. bis 4.).

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6.2 Erfassung einer Bürostruktur - Allgemeines

6.2 Allgemeines

Mit dem Menüpunkt: Profil werden die Daten eines Büro-Administrators erfasst, der dann mit dem Button: Organisation erstellen die Daten der Institution, z. Bsp. Büro, Behörde, Bauherr, erfasst und die weitere Bürostruktur einrichtet. Dabei können einfache Bürostrukturen, aber auch komplexere Strukturen mit einem Hauptbüro, mehreren Niederlassungen, mehreren PIs und Teams erfasst werden.

Die Erfassung der Bürodaten zur Organisation ist zwingend notwendig für den Austausch von Unterlagen und die Abgabe und Archivierung der Prüfunterlagen. Für einen "Schnellstart" ist es aber auch möglich ein "privates" Profil anzulegen, die Up- und Downloadrechte stehen hier auch zur Verfügung.

Das Anlegen der Organisationsstruktur ist erforderlich, um die Rechteverteilung eines Teilnehmers/Organisation und seiner Mitarbeiter/Kollegen anzulegen. Grundsätzlich wird unterschieden zwischen Lese- und Schreibrechten für Projekte.

Leserechte ermöglichen das Lesen und Herunterladen von Dokumenten, Schreibrechte ermöglichen zusätzlich das Hochladen.

Der zuerst eingeladene Teilnehmer erhält als Büro-Administrator alle Rechte seine Organisation zu bilden und zu überarbeiten. Es können auch die Zugriffsrechte der in der Organisation zur Verfügung stehenden Projekte überarbeitet werden. Diese können dann in unterschiedlicher Weise weiter „vererbt“ werden.

Hierbei besteht die Möglichkeit einem Mitarbeiter Lese- und/oder Schreibrechte für alle oder auch nur für einzelne Projekte zuzuweisen. Durch zusätzliche Unterstrukturen können Gruppen geschaffen werden, die innerhalb einer Organisation Rechte für einzelne /mehrere Projekte haben.

Die Verteilung der Rechte erfolgt immer durch den/die Administratoren. Innerhalb einer Organisationsstruktur ist es daher wichtig, die Zugangsdaten eines Administrators dauerhaft zugriffsbereit zu haben bzw. mehrere Administratoren einzurichten.

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6.3 Erfassung einer Bürostruktur - Einrichtung eines Profils

6.3 Einrichtung eines Profils

Unter dem Menüpunkt Profil registriert man sich mit seinen persönlichen Daten. Es kann zwischen einem persönlichen oder einem Organisationsprofil ausgewählt werden. Der Profiltyp persönlich ist für Einzelpersonen gedacht. Für einen Schnelleinstig ist die Auswahl in "persönlich" durchaus für alle User nutzbar, es lässt sich ohne Anlage einer Organisation am Dateiaustausch teilnehmen.

Der Profiltyp Organisation beinhaltet eine Accountverwaltung für weitere Mitarbeiter, um z.B. die Zugriffsrechte dieser zu verwalten. Es lassen sich auch persönliche User zu einer Organisation hinzufügen, bzw. kann ein persönliches Konto auch jederzeit zu einem Organisationskonto geändert werden.

Es ist zwingend erforderlich bei einem geschäftlichen Konto die Organisation zu erstellen, da hierüber weitere Firmendaten eingetragen werden müssen.

Nach dem Eintragen der Daten ist das Profil zu speichern.

Ohne Organisationszugehörigkeit ist es auch möglich das eigene Profil zu löschen.
Hierfür kann ganz am Ende des Profils, unten der Account deaktiviert werden.

Nach einer Passworteingabe ist es möglich, den Account unwiderruflich zu entfernen.

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6.4 Erfassung einer Bürostruktur -Haupt-Institutions-/Organisations-/Bürodaten

6.4 Erfassung der Haupt-Institutions-/Organisations-/Bürodaten

Nach dem Speichern des Profils kann mit dem Button Organisation erstellen im Menü Profil die Firmenstruktur angelegt werden. Dabei müssen mindestens die Adressdaten des Hauptbüros erfasst werden, da diese beim Projektabschluss und zur Archivierung auszuweisen sind.

Jeder Organisation ist über die jeweiligen Administratoren selbst für Ihre Daten, für die Einstellungen der Zugriffsrechte und Ihre interne Strukturierung zuständig.

Beim Anlegen eines Büros bzw. Niederlassung müssen mindestens die Adressdaten erfasst werden.

Nach dem Speichern wird das Hauptbüro angelegt und die Profildaten werden als Administrator übernommen. Die Administrator-Funktion kann später auf andere bzw. mehrere Personen übertragen werden.

Unter dem Menüpunkt Organisation kann die im ersten Schritt erstellte Struktur weiterbearbeitet werden.

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6.5 Erfassung der Bürostruktur und weiteren Institutions-/Organisations-/Bürodaten

6.5 Erfassung der weiteren Institutions-/Organisations-/Bürodaten

Aktueller Administrator: PI-Admin

Danach können die weiteren Organisations-Teilnehmer erfasst und zugeordnet werden:

- Mitarbeiter

- Niederlassungen

- Teams

- Aufsteller

- usw.

Personen oder

andere Organisationseinheiten, z. Bsp. Niederlassungen, Teams

Es können auch bereits bestehende, persönliche Profile als Mitarbeiter eingeladen werden. Jede registrierte E-Mailadresse darf nur einmalig in ELBA einer Organisation zugeordnet sein.

Ebenso kann ein Mitarbeiter eine Beitrittsanfrage an eine bestehende Organisation stellen, folgender Prozessablauf ist dafür vorgesehen:

Die Anfrage wird mit dem Zustand "offen" gespeichert
Der oder die Administratoren der Zielorganisation erhalten automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung über Ihre Anfrage
Ein Administrator muss Ihre Anfrage in ELBA unter der Organisationsverwaltung manuell annehmen oder ablehnen

Wie lange dauert die Bearbeitung?

Die Bearbeitungszeit hängt vom Administrator der jeweiligen Organisation ab. ELBA selbst genehmigt keine Beitrittsanfragen automatisch.

Was tun, wenn die Anfrage lange unbearbeitet bleibt?

Wenden Sie sich direkt an den Administrator Ihrer Zielorganisation und bitten Sie ihn, Ihre Beitrittsanfrage in ELBA unter der Organisationsverwaltung zu prüfen und anzunehmen.

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6.5.1 Vertreterregelungen in ELBA über die Organisation

Über den Reiter "Vertreter:innen" lassen sich in ELBA eigene Organisationsmitglieder auswählen, welche die direkten Rechte aus der Projektbearbeitung und Benachrichtigungsfunktion vererbt bekommen.

Einstellungen welche aus der Organisation kommen (lesen/schreiben), werden nicht übertragen.

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6.6 Beispielhafte Firmen- und Organisationsstrukturen

6.6 Beispielhafte Firmen- und Organisationsstrukturen

Folgende Büro-/Organisationsstrukturen können in ELBA angelegt werden, deren Einrichtung in der Anlage näher beschrieben werden.

1.1         1 Firma
       1 Prüfingenieur
       x Mitarbeiter
       = alle Mitarbeiter haben die gleichen Rechte und sehen alle Projekte des PI

1.2 1 Firma
       1 Prüfingenieur
       x Mitarbeiter
       = jeder Mitarbeiter wird nur ausgewählten Projekten zugewiesen

2.1 1 Firma
       2 oder mehr Prüfingenieure
       x Mitarbeiter
       = die Prüfingenieure sehen sich gegenseitig
       = die Mitarbeiter sehen alle Prüfungen aller Prüfingenieure

2.2 1 Firma
       2 oder mehr Prüfingenieure
       x Mitarbeiter
       = jeder PI hat einen eigenen Mitarbeiterpool
       = jeder PI sieht nur seine Prüfungen
       = jeder Mitarbeiter sieht nur die Projekte "seines PI"

2.3 1 Firma
       2 oder mehr Prüfingenieure
       x Mitarbeiter
       = Mitarbeiter sind für beide PI verfügbar
       = jeder PI sieht nur seine Prüfungen
       = jeder Mitarbeiter sieht alle Projekte aller PIs

3.1 2 Firmen (PI und Aufsteller getrennt, aber gemeinsame Mitarbeiter)
       x Prüfingenieure
       x Mitarbeiter
       = Mitarbeiter A sieht eingeladene Projekte als Aufsteller
       = Mitarbeiter A sieht Projekte des/der PIs
       = Was der PI sieht (nur seine oder alle) müsste man abstimmen

Strukturelle Darstellung der Organisationsstrukturen:

Die einfachste Form ergibt sich dabei wie folgt:

Die Mitarbeiter können hier:

- grundsätzlich von Anfang an Rechte für alle Projekte erhalten oder

- hier zunächst nur erfasst werden und später dann individuelle Rechte für einzelne Projekte

erhalten

Zu den einfacheren Bürostrukturen gehört auch die Teambildung unterhalb des Büros:

Der Organisationsaufbau eines Büros mit mehreren Niederlassungen kann wie folgt strukturell dargestellt werden:

Erfassung von Mitarbeitern und Organisationsstrukturen

Erfassung von Mitarbeitern auf das Hauptbüro:

Folgende Beispielstruktur kann damit erzeugt werden:

Erfassung eines Teams im Hauptbüro

Die Teambildung ist auch dafür notwendig, um den Teammitgliedern gemeinsame Rechte zu vergeben; z. Bsp. kann ein Team im Verwaltungsbereich eingerichtet werden, das Zugriffsrechte auf alle Projekte hat. Dieser Sachverhalt soll nachfolgend dargestellt werden:

Ausgangssituation

Im IB wurde bisher der MA-1 erfasst und der PI ist Administrator der Organisation.

Durch Markierung von IB-Muster und drücken des Buttons: kann die Organisationseinheit: Team mit folgender Maske angelegt werden.

Nach der Erstellung führt diese Erfassung zu folgender Struktur:

Dieser Organisations-Einheit 'Team-Verwaltung' können jetzt mit dem Button:

bestehende Mitarbeiter zugeordnet werden.

Wenn die Rechte der obersten Organisations-Einheit, in unserem Bsp. "abacon ABP" mittels der Registerkarte frei

gegeben hat,

kann auch dem Team-Verwaltung mittels Registerkarte alle Rechte

auf alle Projekte erteilt werden:

Da in unserem Beispiel der PI angemeldet ist, bestimmt er mit:

Eigenen Mitarbeiter und untergeordnete Einheiten

durch die Einstellung: , dass alle Projekte von allen Mitarbeitern dieses Teams

gesehen und bearbeitet werden dürfen.

Der PI kann Mitarbeitern auch nur den Zugriff auf bestimmte Projekte erlauben.

Dabei muss der PI seine freigegeben Rechte diesem Team entziehen,

den Teammitgliedern aber beim einzelnen Projekt die Rechte erlauben.

Zur Rechtvergabe müssen die betreffenden Mitarbeiter innerhalb der Organisation aber

erfasst sein, d.h. eingeladen sein, die Einladung angenommen und die Identität bestätigt

haben.

Dann kann der PI das betreffende Projekt öffnen und mit der Registerkarte:

Projektteam den Mitarbeitern mit dem Button: die Rechte auf das Projekt geben.

In der projektbezogenen Mitarbeiterzuordnung kann festgelegt werden, ob dieser Mitarbeiter in diesem Projekt Lese oder Schreibrechte erhalten darf.

Der hierarchische Organisationsaufbau erlaubt es, jeder Orga-Einheit, ob Person oder Institution,

weitere Subeinheiten zuzuordnen.

Dadurch besteht die Möglichkeit, neben den flachen und einfacheren Bürostrukturen

auch sehr komplexe Bürostrukturen abzubilden.

Mit dem Symbol: können Teammitglieder gelöscht,

mit dem Symbol: Teammitglieder in andere Orga-Einheiten verschoben werden.

Die Registerkarte:

dient dazu, im Hauptbüro bzw. der Niederlassung eigene Administratoren zu bestimmen, die keine

Projektrechte jedoch nur Rechte zur Einrichtung von Orga-Einheiten haben, um z.B. dem PI

die Verwaltungsarbeit zu erleichtern.

Anlage: Die Varianten zu den einzelnen Organisationsstrukturen

Zu 1.1: 1 Firma - 1 Prüfingenieur - 2 Mitarbeiter

Rechte: Alle Mitarbeiter haben die gleichen Rechte und sehen alle Projekte des PI, sichtbar im Feld Zusammenarbeit für die oberste Organisationseinheit "abacon ABP"

Die Mitarbeiter sehen alle Projekte, d.h. der PI bringt seine Projekte in die Firma ein, die diese auf die Mitarbeiter vererbt

Zu 1.2: 1 Firma - 1 Prüfingenieur - 2 Mitarbeiter

Rechte: Jeder Mitarbeiter wird nur ausgewählten Projekten zugewiesen

Organisationsstruktur wie unter 1.1

Rechte: Die Mitarbeiter werden nur ausgewählten Projekten zugewiesen, d.h. der PI bringt seine Projekte in die Firma ein, die aber nicht weitervererbt werden, Aufsteller erhalten Ihre Projekte durch den jeweils eingeladenen Mitarbeiter.

Der PI erteilt dem Mitarbeiter im Projekt durch eine Einladung Zugriff über den Reiter „Projektteam“ und "Kollegen hinzufügen".

Danach kann auch der Benachrichtigungstyp unter "Nachrichten" und ggf. noch die Lese- und Schreibrechte auf das Projekt überarbeitet werden.

Zu 2.1    1 Firma - 2 Prüfingenieure - 2 Mitarbeiter
       Rechte: - die Prüfingenieure sehen sich gegenseitig
                      - die Mitarbeiter sehen alle Prüfungen aller Prüfingenieure

Die Mitarbeiter sehen alle Projekte, d.h. beide PI‘s bringen ihre Projekte in die Firma ein, die diese Rechte auf die Mitarbeiter vererbt

Zu 2.2: 1 Firma - 2 Prüfingenieure - 2 Mitarbeiter
Rechte: - jeder PI hat einen eigenen Mitarbeiterpool
- jeder PI sieht nur seine Prüfungen
- jeder Mitarbeiter sieht nur die Projekte "seines PI"

Hier müssen mit dem Button: in der Firma zwei Teams (Bezeichnung ist offen) gebildet werden.

In diese Teams muss der jeweilige PI und die jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet werden.

Damit entsteht folgendes Organisationsschema:

Die PI bringen ihre Projekte in die Firma ein, die aber nicht auf die Mitarbeiter vererbt werden:

Innerhalb des jeweiligen Teams vererbt der PI seine Rechte an die Teammitglieder:

Zu 2.3 1 Firma - 2 Prüfingenieure - x Mitarbeiter
       Rechte: - Mitarbeiter sind für beide PI verfügbar
                      - jeder PI sieht nur seine Prüfungen
                      - jeder Mitarbeiter sieht alle Projekte aller PIs

Hier muss mit dem Button: in der Firma ein weiteres Team gebildet werden.

In dieses weitere Team müssen die Mitarbeiter zugeordnet werden, die Projekte

aller PI sehen dürfen. Damit entsteht z. Bsp. folgendes Organisationsschema, in dem

PI 2 und PI 2 nur Ihre jeweiligen Projekte sehen und das Team übergeordnet durch

entsprechende Rechte auf Projekte aller PI Zugriff haben soll.

Unter Zusammenarbeit muss jedes PI Team unter „Einheit hinzufügen“ das „Team übergeordnet“ hinzufügen, um diesem die notwendigen Rechte zu vererben. Dieses erscheint in der Übersicht der Zusammenarbeit und es können Rechteeinstellungen festgelegt werden.

Zu 3.1 - 2 Firmen (PI und Aufsteller getrennt, aber gemeinsame Mitarbeiter)
       - 2 Prüfingenieure
       - 4 Mitarbeiter
       - MA4 sieht eingeladene Projekte als Aufsteller
       - MA1-3 siehe Ziffer 2.3

Hier muss mit dem Button „Einheit hinzufügen“ eine neue Firma angelegt werden,

am Beispiel: Aufsteller GmbH

In dieser Firma müssen weitere Mitarbeiter, ggf. auch Teams, angelegt werden.

Dem Aufsteller-Büro werden keine Rechte erteilt.

Der "Aufsteller" wird auf ein bestimmtes Projekt von extern als Aufsteller eingeladen und

erhält damit die Rechte/Rolle eines Aufstellers.

Für weitere spezielle Fälle kann eine Abstimmung mit abacon abp solution erfolgen.

01-Profil-Institution-Organisation

6.7 Organisation löschen

Voraussetzungen

Nur der letzte verbleibende Administrator einer Organisation kann diese löschen. Es dürfen keine weiteren Mitglieder mehr in der Organisation vorhanden sein.

Vorgehen

Im Dashboard auf Organisation navigieren
Reiter Administratoren öffnen
Alle weiteren Admins und Mitglieder entfernen
Sobald man der letzte verbleibende Admin ist, erscheint der Button Löschen unter dem Reiter Administratoren
Über Löschen die Organisation endgültig entfernen

Hinweis

Wer versehentlich ein Unternehmenskonto aktiviert hat und der einzige Nutzer ist, kann die Organisation direkt löschen ohne vorherigen Schritt. Wurden bereits Mitglieder eingeladen, müssen diese zuerst entfernt werden.

01a - Grafische Darstellung: Profil und Organisation

1a. Grafische Darstellung: Profil und Organisation

02-Dashboard

Dashboard

DASHBOARD

Das Dashboard zeigt Neuigkeiten zu den eigenen Projekten an.

Unter Favoriten werden die zuvor im Projekt zum Favorit markierten Projekte angezeigt (durch im Projekt), siehe auch https://wiki.bvpi-elba.de/books/grundlegende-bedienung-elba/page/allgemeine-funktionen

Diese bleiben bis zu deren Abschluss als Favorit gelistet. Das "Pfeil-Symbol" erlaubt es mit einem Mausklick in diesen Auftrag zu gelangen.

Unter zuletzt bearbeitete Projekte werden die Projekte angezeigt, bei denen eigene Unterlagen hochgeladen wurden.

Mit Projektneuigkeiten wird auf Unterlagen hingewiesen, welche Teilnehmer zur Verfügung gestellt haben. Dabei wird die E-Mailadresse des Projektbeteiligten und die Art der Unterlage angegeben.

Über das Pfeil-Symbol lässt sich an die Stelle in der Projektdetailansicht "springen" an dieser die Unterlage zu finden ist.

2. Mittlerer Info-Block: ZULETZT BEARBEITETE PROJEKTE

Im mittleren Info-Block werden die letzten fünf Projekte angezeigt, bei denen eigene

Unterlagen hochgeladen wurden.

3. Unterer Info-Block: PROJEKTNEUIGKEITEN

Im unteren Info-Block werden alle Projekte angezeigt, bei denen Teilnehmer Unterlagen

in den letzten Tagen zur Verfügung gestellt haben. Dabei wird auch die Email-Adresse

des Absenders und die Art der Unterlage angezeigt.

Mit dem Pfeil am rechten Bildrandschirmrand oder durch Doppelklick kann direkt zum gewünschten Projekt gewechselt werden.

03-Registrierung im Portal

Registrierung im Portal

Registrierung im Portal

Voraussetzung zur Registrierung ist die Einladung durch einen berechtigten Beteiligten des Portals, im Normalfall durch den Prüfingenieur. Neue Prüfingenieure erhalten ihren Zugang durch die Admingruppen der Länder oder durch abacon.

Schritt 1: Eine Einladungsmail ermöglicht die erstmalige Registrierung in ELBA

Schritt 2: Durch "Einladung Annehmen" , gelangt man zur Accounterstellung und Registrierung

Registrierung erfolgt auf die eingeladene E-Mailadresse
Die Passwortrichtlinie verlangt mindestens 8 Zeichen, davon mindestens eine Zahl und ein Sonderzeichen
Zustimmen der Datenschutzerklärung und registrieren

Schritt 3: Nach der Registrierung muss eine Bestätigung-Email zur Indentitätsprüfung betätigt werden

Schritt 4: Ist der Prozess erfolgreich abgeschlossen, kann über "Login" zur Anmeldung von ELBA übergegangen werden

Schritt 5: Die Anmeldung ist nun möglich und kann ausgeführt werden.

Die autom. Abmeldung einer Session erfolgt nach 15 min Inaktivität, einfache Bewegungen mit der Maus über ELBA werden als "Aktivität" bewertet und erneuern den Zeitpunkt bis zur Abmeldung immer wieder neu.

04-Einladen von Beteiligten

Einladen von Beteiligten

Beteiligteneinladung

Unter der Registerkarte "Beteiligte" können über "Teilnehme hinzufügen" weitere Projektbeteiligte hinzugefügt werden.

Nach betätigen von "Teilnehmer hinzufügen" erscheint die Maske zur Einladung, dort können:

Angaben über den Namen gemacht werden
Die Funktion des Beteiligten muss festgelegt werden, der Funktionsumfang der einzelnen Beteiligtengruppen unterscheidet sich zwischen den einzelnen Bundesländern (nähere Informationen finden Sie unter den Länderbezogenen Informationen im Wiki (https://wiki.bvpi-elba.de/books/landerbezogene-informationen) unter dem jeweiligen Bundesland und "Dokumente und Uploadrechte"
Anschließendes einladen per E-Mail erlaubt dem Beteiligten Zugang zu ELBA und Ihrem Projekt zu erhalten
Neue Beteiligte können mit einem persönlichen Account oder als Organisation in verschieden Projekten agieren
Über "Einladen" wird eine Einladungsemail versendet. Hat der Eingeladene bereits einen ELBA-Account, wird parallel der Projektzugriff gestattet, ansonsten muss der Prozess zur Accountanlage durchlaufen werden

04-Einladen von Beteiligten

Einladen von weiteren Prüfingenieuren (Co-Prüfern)

Es besteht für den Prüfer die Möglichkeit weitere Prüfer in ELBA in sein Prüfprojekt einzuladen.
Diese besitzen die selben Projektrechte wie der eigentliche Prüfingenieur (Projektinhaber).

Der Prüfer und der Organisationsfremde Prüfer können zusammen geprüfte Unterlagen und Prüfberichte in das Projekt hochladen und den Prüfprozess gemeinsam gestalten.

Austausch von Unterlagen als Direkt-Benachrichtigung an den zwischen CoPrüfer und Prüfern

Es besteht eine weitere Möglichkeit, über den Upload des Dokument-Typs "Textfeld zur freien Eingabe" einen Zielgerichteten Upload an eine bestimmter Beteiligtengruppe zu tätigen.

Bitte Prüfen Sie vorher, ob dieser Dokumenttyp in Ihrem Bundesland zur Verfügung steht, dies können Sie mit folgendem Link: Länderbezogenen Informationen

Entsprechend kann der Co-Prüfer den Hauptprüfer gezielt dieser Unterlage "Textfeld zur freien Eingabe" als Sammelbegriff für durch Ihn geprüfte Unterlagen versorgen. Über das Inhaltsfeld können genauere Angaben zur Unterlage gemacht werden.

Diese Unterlage lässt sich in der Detailansicht unter dem Reiter "Zugriff" für weitere Nutzer freischalten.

05-Upload von Unterlagen (Prüflauf)

1. Upload von Unterlagen

Upload von Unterlagen

Bitte prüfen Sie vor dem Upload, ob Ihre Profileinstellungen richtig gesetzt sind. Wichtig ist die Einstellung ob es sich um ein persönliches oder ein Organisationsprofil handelt. Weitere Infos unter folgendem Link: Profileinrichtung

Nach der Anmeldung im Portal werden unter dem Menüpunkt: PROJEKTE dem Beteiligten alle ihm

zugeordneten Projekte angezeigt. Um Unterlagen für ein Projekt hochladen zu können, muss dieses in der Detailansicht aufgerufen werden. Dies ist über einen Doppelklick oder über den Pfeil rechts unter den einzelnen Projekten möglich.

Anschließend kann innerhalb des Projekts auf die Registerkarte "Upload" gewechselt werden.

Achtung: Sollten Sie in Ihrem Profil noch nicht festgelegt haben, ob sie als Persönlicher- oder Organisationsaccount agieren, wird Ihnen eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt und der Upload untersagt.

Persönlicher Account: Navigieren Sie in den Hauptmenüpunkt "Profil" und hacken Sie persönlich an

Organisationsaccount: Link zur Organisationsanlage

Der Upload ist sehr stark an die Berechtigung und die Rolle, die der Beteiligte im Projekt

einnimmt, gekoppelt. Eine genauere Übersicht finden Sie in den Landesspezifischen Informationen im Wiki.

(https://wiki.bvpi-elba.de/books/landerbezogene-informationen)

Der Upload erfolgt dann in folgenden Schritten:

Schritt 1: Doppelklick auf das gewünschte Projekt.

Schritt 2: Es erscheint folgende Maske:

In das Uploadfenster können mit: oder per Drag & Drop Unterlagen ausgewählt werden.

Hierbei können auch mehrere Unterlagen zugeordnet werden.

Danach mit dem Button die Unterlagen hochladen.

In Abhängigkeit der Unterlage müssen weitere zusätzliche Angaben gemacht werden, Pflichtfelder werden durch ein Ausrufezeichen hervorgehoben

z. Bsp. für bautechnische Unterlagen (Pläne):

Schritt 3: Wenn die Unterlage keine Fehler hat, wird der Upload mit einer Meldung bestätigt;

wenn die Unterlage fehlerhaft ist wird der Upload rot angezeigt; die Fehlermeldung wird

in rot dargestellt, z. Bsp.:

Bitte beachten Sie eine maximale Dateigröße von 800 MB pro Pdf.

Die PDF-Dokumente müssen wegen der Langzeit-Archivierung PDF/A-kompatibel sein. In Word kann das Format beim Speichern eingestellt werden; ggf. müssen Pdf-Dateien in ein Pdf-A Format umgewandelt werden.

Weitere Informationen finden Sie unter folgendem Link: Dateiformate in ELBA

Daneben kann dem Unterlagen-Empfänger eine Nachricht durch folgende Einstellung mitgeteilt werden (Benachrichtigung gleich senden):

Möchte man aus der Auswahl für bautechnische Unterlagen zurück zur Gesamtauswahl des Dokument-Typs, kann man unter folgenden Button einen "Schritt zurück" gehen (s.u.)

Danach befindet man sich wieder in der allgemeinen Uploadmaske und muss die Typenzuordnung neu beginnen. An dieser Stelle kann über das "Löschen-Symbol" die Unterlage ganz aus dem Upload-Prozess entfernt werden.

Ansonsten ist eine Überarbeitung der hochgeladenen Unterlage noch über die Dokumenteigenschaften möglich, hier lassen sich die Attribute noch überarbeiten und ergänzen. In die Dokumenteigenschaften wird per Doppelklick auf die Unterlage im Dokumentefenster nach dem Upload ausgewählt.

Spezialfunktionen für den Prüfer: "Upload ungeprüfter Unterlagen" und "Besitzer ändern"

Über den Button kann der Prüfer in den Uploadmodus eines Aufstellers wechseln, um z. B. bautechn. Unterlagen ohne Prüfvermerk für diesen zu hinterlegen.

Mit lassen sich diese Unterlagen dann einem bereits im Projekt befindlichen Aufsteller zuordnen. Dies ist wichtig, da Aufsteller nur eigenen bautechn. Unterlagen sehen dürfen und sonst keinen Zugriff auf durch den Prüfer hochgeladene, ungeprüfte Unterlagen, hätten.

Tägliche Statusnachricht

Über die tägl. Statusnachricht wird jeder ELBA-Nutzer über getätigte Uploads in seinen Projekten am Folgetag per E-Mail informiert.

Über die Profileinstellungen kann der ELBA-Nutzer festlegen, ob pro Projekt eine einzelne E-Mail oder eine gesammelt alle Projekte in einer E-Mail aufgeführt werden.

Bsp. einer tägl. Statusnachricht:

05-Upload von Unterlagen (Prüflauf)

3. Upload von geprüften Unterlagen und Prüfberichten (Prüflauf)

Um den Prüflauf in ELBA durchzuführen. müssen ungeprüfte bautechnische Unterlagen durch den Prüfer heruntergeladen und als geprüfte Fassung wieder hochgeladen und zugeordnet werden. Anschließend werden die Prüfberichte mit den geprüften Unterlagen verknüpft. Die genaue Funktionsweise wird in diesem Kapitel im Detail beschrieben.

Sind in einem Projekt Unterlagen vorhanden, müssen diese durch den Prüfer heruntergeladen werden. Hierbei ist es hilfreich die Unterlagen nicht einzeln, sondern ggf. über die Filterfunktion erst anzeigen zu lassen, um diese dann mit und "alle" zu markieren und über anschließend zu speichern. Es wird dann ein Zip-Verzeichnis mit der getroffenen Auswahl als Download heruntergeladen.

2. Sind die Unterlagen bürointern geprüft worden, müssen diese als geprüfte Version hochgeladen werden. Als Voreinstellung für den Prüfer, werden beim Upload "geprüfte Unterlagen" ausgewählt.

Wird der Dateiname nicht verändert, erkennt das System die ursprüngliche Unterlage und bildet eine Zuordnung. Es muss dann nur der zutreffende "Prüfstatus" gesetzt werden. Dies kann auch über den Dateinamen gesteuert werden indem man diesen mit einem "_" und dem entsprechendem "Planstatus" erweitert. Unter den Länderbezogenen Informationen im Wiki können die einzelnen Planstatus des jeweiligen Bundeslands abgerufen werden. (https://wiki.bvpi-elba.de/books/landerbezogene-informationen)

3. Optional lassen die die geprüften Unterlagen auch manuell einer ungeprüften Fassung zuordnen. Nach dem Upload muss hierfür der Typ "bautechn. Unterlage" eingestellt werden. Anschließend kann über eine Zuordnung erfolgen. Es werden alle ungeprüften Unterlagen in diesem Projekt angezeigt, aus diesen man die manuelle Zuordnung treffen kann.

4. Setzen einen Prüfstatus ohne den Upload von Unterlagen ist möglich. Hierfür können die ungepr. Unterlagen per Doppelklick angewählt und im Feld Status überarbeitet werden. Es lassen sich an dieser Stelle Unterlagen auch auf "unglültig" setzen und ablehnen.

5. Wurden geprüfte Unterlagen erfolgreich hochgeladen und zugeordnet, wird nur der aktuelle Stand einer Unterlage in der Detailansicht angezeigt, über einen Doppelklick auf die Unterlage und unter dem Reiter "Versionen", findet man die vorangegangenen ungeprüften Pläne. Ebenso werden die Indexierungen hier angezeigt. Es lassen sich die Vorgängerversionen im nachhinein noch über das entsprechende Symbol noch herunterladen.

6. Der Upload von Prüfberichten erfolgt wie bei allen Unterlagen über den Upload-Bereich. Prüfberichte können unter Angabe ihrer Nummer und Datum hochgeladen werden.

Über "Zuordnung" kann in der Detailansicht jede bereits geprüfte Unterlage zugeordnet werden. Als Vorauswahl sind schon alle geprüften Unterlagen angewählt. Über weitere Unterlagen, lassen sich alle nicht bautechn. Unterlagen des Projektfachbereichs noch zuordnen.

Nachdem Prüfberichte in ELBA hochgeladen wurden, werden diese unter dem Reiter "Prüfberichte" aufgeführt. Per Doppelklick auf die jeweiligen Prüfberichte kann die Zuordnung im Nachhinein noch überarbeitet werden.

05-Upload von Unterlagen (Prüflauf)

2. Upload von indexierten Unterlagen

Die Indexierung von Unterlagen wird in ELBA über die Zuordnung eines sog. "Nachtrags" zur ursprünglichen bautechn. Unterlage dargestellt. Wurde dieser Index mit dem Plan verknüpft, wird als Plannummer/-titel dieser "aktuellste" Status des Plans aufgelistet. Vorgängerversionen sind in der Dokumentansicht zu finden.

Im Detail gestaltest sich der Ablauf wie folgt:

Über den Upload von bautechnischen Unterlagen kann über das Büroklammersymbol eine Zuordnung zu bestehenden Plänen hergestellt werden. Die Eingabe eines Index und der Wechsel von Erstvorlage auf Nachtrag wird als Pflichtfeld kenntlich gemacht und ist dadurch auszufüllen einzustellen.

Es lässt sich vom System auch eine automatische Zuordnung auslösen, wenn man eine Unterlage mit dem gleichen Dateinamen, wie den zu Indexierenden Plan hochlädt. In dem Fall muss nur noch der Index betitelt werden, der Schritt mit dem "Büroklammer"-Symbol eine manuelle Zuordnung zu treffen wird übersprungen.

Eingaben aus den Attributen des Ursprünglichen Plans (Inhaltsfeld, Geschoss, etc.) müssen nicht erneut eingegeben werden, die Werte aus der Erstvorlage bleiben bestehen.

Versehentliche Falschzuordnungen können über das Löschen-Symbol mit [X] wieder Rückgängig gemacht werden

Wurde die Unterlage verknüpft hochgeladen und abgespeichert, erscheint diese nun in der Dokumentübersicht als Index. Für diese anzeige wird die Ursprüngliche Planbezeichnung um den Index im Namen erweitert und nur diese Version wird angezeigt.

Besteht die Notwendigkeit, auf die ursprüngliche "Erstvorlage" nochmal zugreifen zu müssen, kann dies mit einem Doppelklick auf die Unterlage und unter dem Reiter "Versionen" erfolgen.

Bei Statiken kann ein Austauschdokument mehrfach mit demselben Index (z.B. "a") hochgeladen werden. Dies ist gewolltes Verhalten und kein Fehler.

Beim Austauschdokument wird der Index bewusst nicht auf Eindeutigkeit geprüft. Der Einreicher kann eine bereits eingereichte Statik unter demselben Index erneut hochladen, wenn es sich fachlich um denselben Bearbeitungsstand handelt (z.B. Korrektur eines Fehlers ohne inhaltliche Änderung des Stands).

Hinweis für Prüfer:

Wenn in der Dokumentenliste eine Statik mit gleichem Index mehrfach erscheint, wurde das Dokument vom Einreicher als Austauschdokument hochgeladen. Das zuletzt hochgeladene Dokument ist die gültige Version.

05-Upload von Unterlagen (Prüflauf)

3. Überarbeiten / löschen von bereits hochgeladenen Unterlagen

Müssen hochgeladene Unterlagen überarbeitet oder gelöscht werden, lassen sich per Doppelklick in der Dokumentenübersicht, die Detailinformationen einblenden.

In Die Dokument-Detailinformationen sind in folgende Registerkarten gegliedert:

Daten

Der Uploader kann bis zum Download des Prüfers die Attributfelder überarbeiten. Mit "Unterlage vollständig löschen" kann diese entfernt werden. Sind bereits Indexfortschreibungen des Plans vorhanden, wird immer die letzte Version gelöscht und der Text würde "diese Version löschen" lauten.

2. Versionen

Das Versionen Tab zeigt alle auf dieser Erstvorlage erfolgten Versionsfortschreibungen und Prüfergebnisse an, bereits gelöschte Einträge erscheinen in rot mit einer Eintragung in den Spalten "gelöscht von" und "gelöscht am".

Erst wenn die Unterlage vollständig gelöscht wurde erscheint diese nicht mehr in der Dokumentenübersicht.

3. Zugriff

In diesem Fenster steuert der Prüfer oder der besitzende Nachweisersteller den Zugriff für weitere Beteiligte auf diese Unterlage.

Durch die Rechtematrix pro Bundesland sind die Zugriffsrechte der einzelnen Rollen bereits geregelt, es lassen sich jedoch zusätzliche Zugriffsrechte für z.B. weitere Nachweisersteller, über die Spalte "manuell" einstellen.

06-Download von Unterlagen

Download von Unterlagen

Download von Unterlagen

In ELBA können Unterlagen direkt im Projekt einzeln oder als Sammeldownload per Zip-Datei heruntergeladen werden.

Die bereitgestellten Unterlagen werden für den Beteiligten im Dashboard angezeigt.

Per Doppelklick oder mit dem Pfeil kann sofort zu der entsprechenden Unterlage in die Projektdetailansicht gesprungen werden.

Dort wird die Unterlage markiert angezeigt und kann mit heruntergeladen werden.

erlaubt eine Vorschau der Unterlage in einem weiteren "Browsertab" ohne Download

Die Unterlage kann mit dem Button heruntergeladen werden; der Button: erlaubt eine Vorschau der Unterlage.

Mehrere Unterlagen lassen sich über die Betätigung der "Checkbox" markieren und über "Auswahl herunterladen" per Zip-Datei herunterladen.

Um nicht jede Unterlage einzeln für den Sammeldownload markieren zu müssen, lässt sich per ein Auswahlfilter öffnen.

Fehlerquelle Popupblocker

Der Webbrowser kann unter Umständen den Popupblocker bei Sammeldownloads auslösen.

Die Meldung dazu finden Sie in der Adresszeile im Browser und muss an dieser Stelle, wie unten im Screenshot beschrieben, für ELBA "zugelassen" werden.

Download über den Nachrichtenanhang im Postfach

Über das Postfach wird zu jedem stattgefundenen Upload von Unterlagen eine Benachrichtigung angezeigt, in dieser können die Unterlagen als Anhänge heruntergeladen werden.

Über das Postfach oder innerhalb des Projektpostfachs können Nachrichten (Dunkelblau) geöffnet werden. Diese Nachrichten werden automatisiert zu jedem Upload generiert.

Es lassen sich alle Unterlagen markieren und per Auswahl herunterladen.

07-Projekterfassung in ELBA

Projekterfassung in ELBA

Projekterfassung in ELBA

Werden die Projektstamm-Daten nicht über eine Schnittstelle zur Verfügung gestellt, können

auch in ELBA direkt die Stammdaten erfasst und damit ein Projekt initiiert werden.

Über die Projektanlage in der Projektübersicht lassen sich weitere Projekte anlegen:

Die Neuanlage von Projektinformationen variiert je nach Bundesland. In Baden-Württemberg erfolgt die Projektanlage ausschließlich über die BVS.

Projektimporte durch weitere Bundesländer mit BVS-Anbindung an ELBA sorgen ebenso für eine Neuanlage.

Schritt 1: Angaben zum Prüfingenieur und Fachbereich (teils vorgeblendet)

Die mit Stern * markierten Felder sind Pflichtfelder.

Schritt 2: Angaben zum Projekt und Bauherrn

Im Unteren Bereich von Schritt 2 findet sich die Behördenzuordnung, sind diese in ELBA registriert, werden diese Projekte automatische in deren Projektübersicht der jeweiligen Behörde übernommen.

Schritt 3: Angaben zum Baugrundstück

Die Angaben zum Bauort sind Pflichtfelder und über den Plz-Bereich der teilnehmenden Bundesländer reglementiert.

Es können nur Bauorte der in ELBA teilnehmenden Bundesländern eigegeben werden.

07-Projekterfassung in ELBA

Projekte entfernen

In ELBA ist es möglich Prüfaufträge, welche selbst angelegt wurden zu entfernen. Prüfaufträge die durch eine BVS in das System übertragen wurden sind von dieser Funktion ausgeschlossen.

"Projekt löschen" kann nun ausgewählt werden um Prüfaufträge zu entfernen, diese Funktion kann ausschließlich vom Prüfingenieur des jeweiligen Auftrags durchgeführt werden.

Durch Betätigung des "Löschen-Buttons" erscheint folgende Bestätigungsabfrage.

Falls Prüfberichte in diesem Auftrag vorhanden sind ist ein Löschen nicht gestattet.

08-Dateiformate welche durch ELBA verarbeitet werden

Dateiformate welche durch ELBA verarbeitet werden (PDF/A)

PDF-Formate

PDF/A (/A steht für Archiv) ist ein ISO-Standard für die dauerhafte Archivierung formatierter Dokumente und soll länger lesbar sein, als herkömmliche PDF-Formate. Aus diesem Grund wurde u.a. festgelegt, dass Dokumente nur im sogenannten PDF/A – Format ausgetauscht werden können. Eine weitere Differenzierung des A-Formats ist nicht notwendig. Beim Upload wird deshalb auf dieses Format geprüft und nur PDF/A – Dokumente für den Upload zugelassen.

Folgende PDF-A Formate sind bis zu einer Größe von 800 MB zugelassen:

Ein PDF/A-Dokument lässt sich mit nahezu jeder kommerziellen Vollversion eines Programms zur PDF-Bearbeitung erstellen.

Folgende Programme zur PDF-Bearbeitung auch bieten in Ihrer kostenlosen Version zum momentanen Zeitpunkt (Feb.2024) eine hohe Funktionalität:

PDF XChange

Der PDF XCHange-Editor bietet Möglichkeiten Unterlagen als PDF-A Dokument abzuspeichern (s. u.)

PDF XCHange Tool

Das PDF XCHange-Tool kann mit wenigen Schritten dahingehend eingerichtet werden, per Stapelverarbeitung PDF-Dateien in PDF-A Formate umzuwandeln. Es kann aus einem vorgefertigten Aufgabenpool (PDF-Standard in unserem Bsp.) eine Aufgabe definiert werden.

Mit der Aufgabe "in PDF/A umwandeln" ist bereits ein Ablauf definiert, mit dem einzelne Ordner PDF-Dokumente in PDF-A Dokumente per Stapelverarbeitung umgewandelt werden können.

Kommt in Ihrem Arbeitsablauf noch die digitale Signatur der Unterlage hinzu, ist folgende Vorgehensweise wichtig, um als Ergebnis ein signiertes PDF-A Dokument zu erhalten:

die als PDF-A aus ELBA heruntergeladenen Unterlagen können durch die digitale Bearbeitung (setzten von Stempeln und Grüneintragungen) ihr PDF-A Format verlieren und müssten dann wieder in dieses umgewandelt werden
Es ist wichtig vor der Signatur die Unterlage als PDF-A umgewandelt zu haben, nach dem Erstellen einer digitalen Signatur in dem Dokument, lässt sich das PDF-Format nicht mehr ändern

PDF 24

Im Netz kann das Tool: PDF24 kostenlos heruntergeladen und installiert werden. Auch eine Online-Version steht zur Verfügung.

Mit dem Menüpunkt: lassen sich PDF-Dateien in ein PFD-A Format umwandeln

Word-Dokumente

Ein Word-Dokument kann durch folgende Einstellung in PDF/A-Format abgespeichert werden:

Dateityp: pdf

Optionen: pdf/A-kompatibel

Dieses gespeicherte PDF-Dokument kann dann ohne Probleme in das Portal hochgeladen werden.

08-Dateiformate welche durch ELBA verarbeitet werden

Mögliche Fehlerquellen im Umgang mit Prüfeintragungen in der PDF-Datei

Einige Prüfer arbeiten mit dem mit PDF-Annotator, um digitale Dokumente zu prüfen und Prüfeintragungen vornehmen zu können.

Durch eine Rückmeldung von einem Tragwerksplaner, dessen statische Berechnung geprüft wurde, mussten wir feststellen, dass nicht alle Prüfeintragungen über PDF-XChange Editor lesbar sind.

Der Tragwerksplaner verwendet PDF-XChange Editor.

Es hatte sich herausgestellt, wenn im zu prüfenden Dokument Textfelder mit weißer Füllfarbe verwendet werden, die Füllfarbe dominiert und die über PDF-Annotator vorgenommenen Eintragungen überdeckt.

Darstellung über PDF-Annotator:

Darstellung über PDF-XChange Editor:

09-Projektzusammenführung

Projektzusammenführung

Zusammenführen von Projekten, bzw. Fachbereichen

10- Projektübersicht und Projektdetailansicht

Projektübersicht

Projektübersicht

Die Projektübersicht stellt alle verfügbaren Prüfprojekte/-aufträge dar. Eine zentrale Suchleiste erlaubt die Schlagwortsuche über alle Projekte. Ein "Zusatzfilter" erlaubt die Filterung über alle Projekte und jede einzelne Spalte besitzt eine Filterfunktion. Alle aktivierten Filter werden gespeichert und sind bei der nächsten Anmeldung noch verfügbar. Sind Filter gesetzt, werden die Symbole zur besseren Übersicht in rot angezeigt.

Über einen Doppelklick auf das jeweilige Projekt oder über den Pfeil rechts, gelangen Sie in die Projektdetailansicht.

Erläuterung des Zusatzfilters

Der Zusatzfilter erlaubt eine Filterung über alle Projekte mit bestimmten Kriterien. Ist dieser aktiv, wird das Symbol in hellblau dargestellt.

Durch die Aktivierung des Zusatzfilters werden Optionen zum filtern der eigenen Projektrolle und des Projekttags (Projektmerkmals) angezeigt

Projektrolle

Ein angemeldeter USER kann bei den angezeigten Projekten unterschiedliche Rollen einnehmen, z. Bsp. bei einigen Projekten kann er PI, bei anderen Nachweisersteller sein.

Zur Selektion der Projekte, in denen er eine jeweilige Rolle einnimmt, kann in diesem Felde die entsprechende Auswahl gemacht werden, z. Bsp.:

Im Regelfall erfolgt die Auswahl durch 1 Kriterium. Sollten 2 oder mehrere Kriterien Anwendung finden, können diese ausgewählt werden. Die Kriterien werden dann durch eine ‚ODER‘ – Verbindung verknüpft, weil in den überwiegenden

Fällen eine ‚UND‘ – Verbindung keinen Sinn ergibt, Bsp.: ein PI kann nicht Prüfingenieur und gleichzeitig Nachweisersteller sein.

Projekttag (Projektmerkmal)

Das Suchfeld: Projekttag soll eine Auswahl auf mehrere Kriterien ermöglichen.

Zurzeit stehen zur Verfügung: - Bundesland

- Fachbereich

- Projekt wird bearbeitet (Dokumente vorhanden)

Im Regelfall erfolgt die Auswahl durch 1 Kriterium. Dieses Suchfeld kann aber auch durch Kombination von 2 oder mehreren Kriterien sinnvoll verwendet werden.

Beispiel

Bei der Suche eines Berliner-PI: werden z. Bsp. im unserem Testdatenstand 9 Projekte angezeigt.

Bei der Suche für den gleichen PI und Projekten in der Bearbeitung (Dokumente vorhanden):

werden z. Bsp. im unserem Testdatenstand nur 2 Projekte angezeigt.

Für dieses Suchfeld wird eine ‚UND‘ – Verbindung zwischen den Kriterien unterstellt.

Eine weniger sinnvolle Abfrage führt natürlich zu keiner Anzeige von Projekten, z. Bsp.:

Ein Projekt kann nicht gleichzeitig in Berlin und Brandenburg zugehörig sein.

Es werden auch Kriterien übergreifend über beide Suchfelder ausgewertet. Ein denkbarer Anwendungsfall ist die Suche nach Projekten eines Fachbereichs in einem nicht ortsansässigen Bundesland, z. Bsp. sucht ein Berliner-Brandschutz-PI nach Projekten in Bayern:

Alle weiteren Kombinationen werden der Fantasie und der Notwendigkeiten des Alltags überlassen.

10- Projektübersicht und Projektdetailansicht

Projektdetailansicht

Projektdetailansicht

Die Projektdetailansicht stellt die für den Prüfprozess notwendigen Informationen in hierarchischer Ansicht dar. Abhängig von der obersten Reihe der Registerkarten, werden die weiteren Ebenen für diese Dargestellt.

In Abhängigkeit des Fachbereichs werden weitere Auftragsinformationen gepflegt und angezeigt, wobei der "Allgemeine Fachbereich" für beide Disziplinen fachbereichsübergreifend zur Verfügung steht
Registerkarten zeigen die jeweilige Auftragsfunktion
Sortierung der Unterlagen nach Kategorien

Dokumente

Das Dokumentefenster ist die zentrale Übersicht für den Dokument Austausch. Alle in einer Dokument Kategorie zugeordneten Unterlagen, lassen sich in der Filterzeile eingrenzen. Auch hier werden eingestellte Filter gespeichert. Ein rotes Filtersymbol ermöglicht die Übersicht über bereits gesetzte Filter.

Ist die Ansicht z.B. nach einem bestimmten Dokumenttyp oder Prüfstatus gefiltert, lassen sich nur die in der Ansicht befindlichen Unterlagen herunterladen.

Upload

Der Uploadbereich bietet eine Fläche in der per Drag & Drop Unterlagen hingezogen werden können. Ebenso kann auf diese Fläche geklickt werden um den Dateibrowser aufzurufen. Bisher sind in ELBA nur PDF-A Dokumente zulässig.

Die Übersicht der für Ihr Bundesland möglichen Dokumenttypen finden Sie im Bereich "Länderbezogenen Informationen" https://wiki.bvpi-elba.de/books/landerbezogene-informationen

Eine genaue Beschreibung über den Up- und Downloadprozess finden Sie unter https://wiki.bvpi-elba.de/books/grundlegende-bedienung-elba/chapter/05-upload-von-unterlagen-pruflauf

Beteiligte

Über die Registerkarte "Beteiligte" werden alle bisher eingeladenen externen Beteiligten zu diesem Projekt angezeigt.

"Teilnehmer hinzufügen" erlaubt das Einladen per E-Mail von Beteiligten. Es muss unter Angabe von Namen und Funktion über die E-Mailadresse eingeladen werden. Den neuen Beteiligten wird hierüber Zugang zu diesem Projekt in ausgewählten Funktion gewährt. Neue Beteiligte können über einen persönlichen Account oder als Organisation in verschiedenen Projekten agieren.

Projektteam

Mit "Projektteam" werden weitere interne Mitarbeiter aus der Organisation dem Projekt hinzugefügt. Wenn z.B. der Mitarbeiter über die Organisationsrechte keinen Projektzugriff hat, kann dieser über das Projektteam lesenden/schreibenden Zugriff auf dieses Projekt über "Projektteam" erhalten.

Projektpostfach

Im "Projektpostfach" finden sich alle dem Projekt zugehörigen Nachrichten und Notifications. Es kann über eine Schlagwortsuche und über einen Filter gesucht werden. Neue Nachrichten lassen sich an dieser Stelle verfassen.

Stammdaten

Alle wesentlichen Projektinformationen werden über die Stammdaten gepflegt und finden sich in diesen, wenn z.B. auch ein Projetübertrag aus den Schnittstellen einer BVS stattfindet.

Log

Das "Log" dient als Projektlogbuch, in diesem finden sich alle für die jeweilige Rechtegruppe sichtbaren Projektereignisse wieder. Eine Schlagwortsuche erlaubt das schnelle Filtern über alle Eintragungen. Alle Vorkommnisse innerhalb des Projekts lassen sich an dieser stelle finden.

10- Projektübersicht und Projektdetailansicht

Allgemeine Funktionen

Allgemeine Funktionen in der Projektübersicht Projektdetailansicht

Tabellenoptionen

Der Menüpunkt Tabellenoptionen wird in ELBA zur Steuerung der jeweiligen Tabelleninhalte der einzelnen Tabellen verwendet. Einzelne Spalten können ein- und ausgeblendet werden.

Eine sehr hilfreiche Einstellung ist "ganze Tabelle scrollen". Nach Auswahl dieser, ist es möglich über den gesamten Bildschirm die einzelne Tabelle ohne Pagination (Seitenaufzählung) anzeigen zu lassen. Es lässt sich so z.B. durch alle Projekte scrollen, da mehr Platz wie nur der untere Bereich in der Projetübersicht zur Verfügung steht.

Tabelle aktualisieren

Hierüber werden die Daten der jeweiligen Tabelle neu generiert, ähnlich zur Aktualisierung der Seite durch den Internetbrowser.

Zu Favoriten hinzufügen

Das Dashboard zeigt Favoriten und Projekte mit aktuellem Bezug an. Die Projektfavoriten lassen sich so festlegen. Das Symbol ändert sich nach Auswahl.

Auswahl herunterladen

Wurden mehrere Unterlagen ausgewählt, kann diese Auswahl als Zip-Verzeichnis heruntergeladen werden.

Besitzer ändern

Wurden ungeprüfte Unterlagen durch den Prüfingenieur oder durch einen versehentlich angelegten "Zweitaccount" eines Aufstellers hochgeladen, lässt sich über "Besitzer ändern" die Unterlage(n) neu zuweisen. Da jeder Nachweisersteller nur seine Unterlagen sehen darf, ist eine Besitzsteuerung notwendig.

Auswertungen

Mit "Auswertungen" können die im Projekt befindlichen Unterlagen ausgewertet werden. Diese werden als Download im Excel-Format erstellt.

Projektverlauf: Allgemeine Übersicht über alle Projektunterlagen

Ungeprüfte Unterlagen: alle Unterlagen, welche einem Prüflauf unterliegen und noch nicht mit einem Prüfstatus versehen sind

Unterlagen ohne Zuordnung z. PB: alle bautechn. Unterlagen welche noch ohne Bezug zu einem PB im Projekt zu finden sind

11- Logs und Notifications

11. Log-Service

11- Logs und Notifications

12. AVV und Nutzungsbedungungen

Bei neuen AVV und Nutzungsbestimmungen, werden Sie nach Ihrer Anmeldung in ELBA in Ihrem Dashboard darauf hingewiesen dem diesen zuzustimmen. Dort finden Sie auch über die Pfeil-Symbole die Stelle (Ende der Datenschutzhinweise/Nutzungsbestimmungen) diese zu bestätigen.

12. Postfach / Nachrichtensystem

Postfach

Das ELBA-Postfach sowie das Projektpostfach ermöglichen das Versenden von ELBA-Nachrichten. Diese werden nur auf der Plattform angezeigt, es wird keine E-Mail ausgelöst.

Das Gesamtpostfach kann über das Menüband (Hauptmenü) aufgerufen werden, an dieser Stelle finden sich alle Nachrichten und Notifications (Systembenachrichtigungen).
Über die Suchzeile und Filter kann die Ansicht begrenzt werden, mit dem Pfeil rechts können die Nachrichtendetails abgerufen werden. Ein roter Punkt signalisiert ungelesene Nachrichten.

Notifications (türkis) und ELBA-Nachrichten (blau) in der Übersicht.

Eine Nachricht im Detail.

"Antworten" ermöglicht das Verfassen einer ELBA-Benachrichtigung zur bestehenden Nachricht an den entsprechenden Absender.
"Zum Projekt" öffnet die Projektansicht und Markiert die in der Benachrichtigung ggf. genannte Unterlage in der Dokumenteübersicht.

Projektpostfach

Projektbezogene ELBA-Nachrichten lassen sich über das Projektpostfach erfassen.

Besonderheit ist der Nachrichtentyp "Einladung zur Einsicht" oder "Textfeld zur freien Eingabe", mit diesem können auch die Rechte an den in der Nachricht verknüpften Unterlagen z.B. an Beteiligte, welche durch Ihre Rolle keinen Zugriff haben, übertragen werden.

Direktbenachrichtigung beim Upload

Die in der Uploadmaske zu erstellende "Direktbenachrichtigung" bildet die einzige Ausnahme. Diese Benachrichtigung löst nach dem Upload eine E-Mail an die ausgewählten Empfänger aus. Im Nachrichtensystem des Empfängers lassen sich die Unterlagen dann auch aus dieser Nachricht herunterladen.

Tägliche Statusnachricht

Über die tägl. Statusnachricht wird jeder ELBA-Nutzer über getätigte Uploads in seinen Projekten am Folgetag per E-Mail informiert. Über die Organisationseinstellungen lässt sich über die Rechteeinstellungen die Weitergabe an weitere Mitarbeiter regulieren.

Die tägliche Statusnachricht ist an die Leserechte der jeweiligen Projektrolle gebunden und wird immer dann erzeugt, wenn eine Unterlage hochgeladen wurde, die für den Nutzer sichtbar ist.

Über die Profileinstellungen kann der ELBA-Nutzer festlegen, ob pro Projekt eine einzelne E-Mail oder eine gesammelt alle Projekte in einer E-Mail aufgeführt werden.

Bsp. einer tägl. Statusnachricht:

13. St-Nummer

In ELBA werden in einigen Bundesländern fortlaufende Dokumentnummern (Stempelnummern oder Dokument-IDs) generiert.
Diese werden beim erstmaligen Download des Prüfingenieurs ermittelt und in ELBA unter der Spalte "ST-Nummer" angezeigt und in den Dateinamen des Downloads, durch einen Unterstrich "_" abgegrenzt, übertragen.
Es erfolgt die Dateizuordnung zum Prüfergebnis-Upload dann entsprechend nach dieser St-Nummer im Dateinamen.

Der Prüfer muss nun nicht mehr nach dem Download mehrerer Indexierungen, manuell die die jeweilige ungeprüfte Indexversion auswählen, das System erkennt automatisch die Zuordnung der Prüfergebnisse.

Bsp. Downloadname: Plandateiname_ST00001.pdf