Service, Hotline und Änderungsverlauf

Service und Hotline

• Service und Hotline
• Änderungsverlauf Update
• 1. Update 16.06.2023
• 2. Update 28.07.2023
• 3. Update 06.10.2023
• 4. Update 27.10.2023
• 5. Update 24.11.2023
• 6. Update 09.02.2024
• 7. Update 28.03.2024
• 8. Update 09.06.2024
• 9. Update 04.10.2024
• 10. Update 02.03.2025
• 11. Update 31.05.2025
• Technisch organisatorische Maßnahmen (TOMs)
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Service und Hotline

Bei verschiedenen Problemen rund um ELBA stehen Ihnen folgende Ansprechpartner zur Verfügung

Bei technischen Problemen rund um die Funktionalität, wie z.B. fehlgeschlagenem Upload oder falsch angelegter Organisation:
abacon abp solution GmbH
Hauptstraße 75
76534 Baden-Baden

Hotline:     07221 99 63 66
Email:        info@abp-software.de

Bei technischen Problemen rund um die Erreichbarkeit der Plattform:
IundS AG
Wilhelm-Kabus-Straße 74
10829 Berlin

Telefon:     030 20615930
Email:        info@iunds.com

Bei organisatorischen Themen rund um ELBA, wie z.B. Lizenzen oder Verträge:
ELBA Management GmbH
Kurfürstenstraße 129
10785 Berlin

Telefon:     030 2100314 0
Email:        mail@bvpi-elba.de

Änderungsverlauf Update

1. Update 16.06.2023

1. Logs und Notifications wurden Implementiert
2. Workflow zur Fachbereichszusammenführung ist in ELBA
3. St-Nr. wird in der Prüfberichtszuordnung angezeigt (nur HH)
4. Der Originalname wird für den Download beibehalten (nur BB)
5. Im Upload-Dialog wird nun "Bitte Dateiattribute vergeben" anstatt "Dateiinhalt nicht erkannt" angezeigt
6. Fachbereichsbezogene Dokumentenauswahl (Standsicherheit/Brandschutz)

2. Update 28.07.2023

Änderungen für HH

• Es wird ein Filter für die St-Nummern eingefügt

Änderungen für SH

• Der Ursprüngliche Download-Dateiname wird beibehalten, bei geprüften Plänen wird der Prüfstatus am Namensende hinzugefügt

• Eine Prüfung auf die PVZ-Nr. wurde hinzugefügt (bereits vergeben)

Änderungen für BE

• Die Rolle der BVS ist nun als Projektbeteiligte auswählbar
• Die Rolle Überwacher entfällt
• „BRA“ als Kürzel wurde durch uBA ersetzt
• Der Prüfstatus der bautechnischen Unterlagen ist entsprechend dem Lastenheft umgesetzt (Tabelle Februar)
• Überwachungsbericht und Ausführungsdetail stehen als Dokumente zur Verfügung
• In den Stammdaten wird Bauort, Straße und PLZ zum Pflichtfeld

generelle Änderungen/Erweiterungen

• Design-Update der ELBA-Oberfläche entsprechend den Vorgaben des BVPI-Lastenheftes
• Bautechnische Unterlagen, Ergänzung einer historischen Anzeige zur Darstellung der vorangegangenen Dokumente und Downloadmöglichkeit dieser (z.B. bei Nachträgen, Austauschseiten)
• Über einen Button kann im Uploadbereich ein Dokument, einem bestehenden Plan als Nachtrag/Ergänzung zugeordnet werden
• Die Vorgabe den Reiter für bautechn. Unterlagen als erstes anzuzeigen wurde umgesetzt
• Auswertungen und Downloads müssen nicht mehr über Zwischenschritte heruntergeladen werden
• Im der Prüfberichts-/Plänezuordnung ist es möglich zu filtern und eine Gesamtauswahl (alle/keine) zu treffen

• Nach dem Festlegen eines Filters, bezieht sich die Gesamtauswahl der Dokumente nur noch auf die sichtbaren Dokumente

3. Update 06.10.2023

4. Update 27.10.2023

SH

- es werden die BRAs aus den Listen ergänzt

BY

- BRAs sind auswählbar

BE

- Behördeninformationen werden über die BVS-Schnittstelle nach ELBA übertragen (Beteiligteninforationen)

BB

- Behördeninformationen werden über die BVS-Schnittstelle nach ELBA übertragen (Beteiligteninforationen)

 

5. Update 24.11.2023

allgemein:

• Upload-Bereich: Eingabe-Pflichtfelder für den Dateiupload werden mit folgendem Symbol gekennzeichnet: 
• Postfach: Nach erfolgreichen Versenden einer Nachricht erscheint eine Popup Meldung
•  Empfängerauswahl von Beteiligten in der Nachrichtenübersicht
• Allgem. Tabelleneinstellungen: bei Filtereintragungen wird der "Filter-löschen" Button rot angezeigt, um ggf. noch bestehende, nicht mehr aktuelle Eintragungen aufmerksam zu machen
• Adminportal wird zur Verfügung gestellt
• Priorisierung von Dateitypen in der Anzeige der Uploadansicht
• Prüfung bei Erfassung eines Projekts, die Postleitzahl muss im Bundesland aus einem der an ELBA beteiligten Bundesländer liegen
• ausgewählte Firma bei Uploads wird auch in Datei-Details angezeigt

6. Update 09.02.2024

allgemeine Änderungen:

• farbliches Hervorheben (rot) von Projekten, die sich in der Abgabe befinden 

• Für die Projektrollen, welche noch nicht über eine eigene Projektnummer verfügen, ist es möglich unter den Stammdaten (letztes Feld) eine eigene Projektnummer zu erfassen. Notwendig ist hierfür eine eigene Organisation, jedes eigene Organisationsmitglied bekommt dann diese Projektnummer eingeblendet.

• In der Organisationsansicht werden erst einzelne Accounts und dann Teams/Organisationseinheiten in der Auflistung dargestellt
• In der Projektübersicht und Auftragsanzeige erscheint nun eine Ladebalken, wenn Informationen angerufen werden
• Bei Projekten welche über die Projektzusammenführung miteinander verknüpft wurden, werden die tägl. Statusmeldungen nur an die Beteiligten des jeweiligen Fachbereichs versendet
• Vorbereitungen in der Datenstruktur zum späteren NEZO-Login (Elster)
• Umsetzung der Pentest-Vorschläge
• div. Erweiterungen der Administratorfunktionen 

7. Update 28.03.2024

Allgemein:

• Zusätzliche Spalte für Unterlagen, zur Angabe welche durch Mitarbeiter der eigen Organisation heruntergeladen wurden (diese muss ggf. in den Tabellenoptionen zur Anzeige ausgewählt werden)
• In den Prüfberichten werden die Dateinamen der Prüfberichte angezeigt
• Speichert man eine Unterlage aus der Schnellansicht im Browser, wird nun der richtige Speichername verwendet
• Einführung von besitzgesteuerten Dokumentrechten

Hamburg:

• zusätzliche Spalte "St-Nummer durch" auswählbar

• Ist eine St-Nummer generiert worden wird der Name des Erstellers angezeigt

Berlin

• Dokumentrechte gem. Abstimmungen, eigene Dokumentrechte auf weitere Rollen und Dokumenttypen ausgeweitet. Es ist nun möglich Dokumente hochzuladen, welche nicht mehr anderen Projektteilnehmern der gleichen Rechtegruppe  auf bestimmte Dokumente auch für andere Projektteilnehmer, sichtbar sind. (Details können dem WIKI entnommen werden --> Länderspezifische Einstellungen) 

8. Update 09.06.2024

Alllgemein

• Bestätigen von Aktualisierungen in den Datenschutzerklärungen/Nutzungsbedingungen; finden z.B. Änderungen in den Datenschutzerklärungen/Nutzungsbedingungen statt, müssen diese vom User bestätigt werden
• Beschleunigung der autom. Zuordnung von geprüften Unterlagen
• Spalte "Kommentar" für das "Kommentarfeld" in den Stammdaten, für interne Projektbemerkungen (nur innerhalb der eigenen Orga.)
• Für die Organisationen der Prüfingenieure gibt es den neuen Menübereich "Beteiligte", dieser zeigt alle eingeladenen Nachweisersteller an

9. Update 04.10.2024

Allgemein

• Nach einem Update erscheint die Meldung dass ein neues Update stattgefunden hat als "Banner", mit einem Verweis auf das Wiki
• für bautechnische Unterlagen kann über das "hovern" mit dem Mauszeiger, ein Hinweis über den Inhalt eingeblendet werden
• wird eine Auswahl von Dokumenten heruntergeladen, wird der Downloadname des Verzeichnisses nun angepasst ausgegeben: "elba_yyyymmdd_prüfnummer.zip“
• Die Prozeduren in der Anzeige zur Auswahl für die manuelle Zuordnung von Plänen wurden überarbeitet. Diese werden nun wesentlich schneller angezeigt.
• Sind die Profildaten (Name/Vorname) noch nicht vollständig eingetragen, wird in der "Heruntergeladen" Spalte die Mailadresse wiedergegeben.
• Beschleunigung in der autom. Zuordnung von geprüften bautechn. Unterlagen während des Updates
• Beschleunigung der Zugriffsrechteprüfung für Projekte (Liste Projekte und Projektdetails), sowie für das Projektlog
• Beschleunigung der Nachrichtenübersicht im Postfach
• Es werden nicht mehr im Dashboard zwei gleiche Projekte angezeigt, wenn z.B. für den Fachbereich "Allgemein" und "Standsicherheit" Uploads getätigt wurden
• Layout-Anpassung der Nutzungsbedingungen/Datenschutzerklärung

Hamburg

• Anzeige der ST-Nummer in der Planzuordnung im Prüfergebnis
• Bauliche Änderungen können als Spalte angezeigt werden (müssen in den Tabellenoptionen aktiviert werden)

10. Update 02.03.2025

Allgemein:

Postfach

• Beschleunigung des Postfachs (Anzeige)
• Beschleunigung der Filterfunktion im Postfach

Projektansicht

• Beschleunigung im Seitenaufbau der Projektansicht
• Neues "Projettag" unter dem Zusatzfilter; das Projekttag "ohne Projektteam" erlaubt es, nach Projekten ohne intern festgelegte Projetteam-Mitglieder zu filtern

Dokumentefenster

• Beschleunigung des Seitenaufbaus im Dokumentefenster
• Über die Spalte "Hochgeladen am"  können Datumsfilter gesetzt werden

Upload

• Die Zuordnung von Unterlegen während des Prüfberichtsuploads wurde beschleunigt 
• Die autom. Zuordnung von geprüften Unterlagen zu ungeprüften Vorlagen wurde beschleunigt
• Als Prä-/Suffix kann "signed" getrennt von einem Unterstrich in den Dateinamen mit aufgenommen werden, ohne die Zuordnung zu ungeprüften Unterlagen zu beeinflussen
• Vorversionen von bereits indexierten Unterlagen können nun für die Zuordnung von geprüften Unterlagen herangezogen werden

Sonstiges

• Abgabe-BW: der Mouseover-Inhalt der einzelnen Symbole werden korrekt angezeigt
• Abgabe-BW: Sonderzeichen in den Feldern Plannummer/Titel hatten dazu geführt, dass in den Abgabeverzeichnissen Unterordner Angelegt wurden, dies wurde korrigiert

11. Update 31.05.2025

Allgemein:

• In der Organisation ist nun "Behörde" als Typ möglich
• Beschleunigungen in der Zuordnung von geprüften Unterlagen (Upload Prüfer)

Prüfberichte:

• Prüfberichte werden um ein optional befüllbares, freies Textfeld (Kennung) erweitert
• Über die Tabellenoptionen in den Plänen zur Prüfberichtszuordnung wird eine "Hochgeladen am" Spalte angezeigt

Auswertungen:

Der Auswertung Projektübersicht wurden folgende Spalten hinten eingefügt (s.u.)

• Erweiterung um die Spalte "Besitzer"
• Erweiterung um die Spalte "Seitenanzahl"

Technisch organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Unter folgendem Downloadlink erhalten Sie die TOMs :

DSGVOTOMs.pdf

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist eine rechtliche vorgeschriebene Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO zwischen einer Organisation (Auftraggeber) und einem Dienstleister (Auftragsverarbeiter), welcher personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet.

Bei der Nutzung der ELBA-Plattform werden unter anderem solche personenbezogenen Daten verarbeitet – Daher ist der Abschluss eines AVV zwingend erforderlich.

Der AVV regelt dabei die Verantwortlichkeiten, Schutzmaßnahmen und Pflichten beider Parteien, um die datenschutzkonforme Verarbeitung zu gewährleisten.

Für die weitere Nutzung der Plattform muss Ihre Organisation (in Form Ihres Organisationsadministrators) dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) innerhalb einer Frist von vier Wochen zustimmen.

Zur Bestätigung des AVV melden Sie sich bitte als Organisationsadministrator an und klicken im Dashboard auf den blau hinterlegten Link des AVV.

Sie gelangen zum Ende der Nutzungsbestimmungen/Impressum und haben dort die Möglichkeit sich den AVV vorher anzusehen und durchzulesen. Die Zustimmung erfolgt über das Setzen des Hakens im Kontrollkästchen.