Dateiformate welche durch ELBA verarbeitet werden (PDF/A)

PDF-Formate

PDF/A (/A steht für Archiv) ist ein ISO-Standard für die dauerhafte Archivierung formatierter Dokumente und soll länger lesbar sein, als herkömmliche PDF-Formate. Aus diesem Grund wurde u.a. festgelegt, dass Dokumente nur im sogenannten PDF/A – Format ausgetauscht werden können. Eine weitere Differenzierung des A-Formats ist nicht notwendig. Beim Upload wird deshalb auf dieses Format geprüft und nur PDF/A – Dokumente für den Upload zugelassen.

Ein PDF/A-Dokument lässt sich mit nahezu jeder kommerziellen Vollversion eines Programms zur PDF-Bearbeitung erstellen.

Folgende Programme zur PDF-Bearbeitung auch bieten in Ihrer kostenlosen Version zum momentanen Zeitpunkt (Feb.2024) eine hohe Funktionalität:

PDF XChange

Der PDF XCHange-Editor bietet Möglichkeiten Unterlagen als PDF-A Dokument abzuspeichern (s. u.)

PDF XCHange tool

Das PDF XCHange-Tool kann mit wenigen Schritten dahingehend eingerichtet werden, per Stapelverarbeitung PDF-Dateien in PDF-A Formate umzuwandeln. Es kann aus einem vorgefertigten Aufgabenpool (PDF-Standard in unserem Bsp.) eine Aufgabe definiert werden.

Mit der Aufgabe "in PDF/A umwandeln" ist bereits ein Ablauf definiert, mit dem einzelne Ordner PDF-Dokumente in PDF-A Dokumente per Stapelverarbeitung umgewandelt werden können.

Kommt in Ihrem Arbeitsablauf noch die digitale Signatur der Unterlage hinzu, ist folgende Vorgehensweise wichtig um, am ende ein signiertes PDF-A Dokument zu erhalten: 

• die als PDF-A aus ELBA heruntergeladenen Unterlagen können durch die digitale Bearbeitung (setzten von Stempeln und Grüneintragungen) ihr PDF-A Format verlieren und müssten dann wieder in dieses umgewandelt werden
• Es ist wichtig vor der Signatur die Unterlage als PDF-A umgewandelt zu haben, nach dem erstellen einer digitalen Signatur in dem Dokument, lässt sich das PDF-Format nicht mehr ändern

PDF 24

Im Netz kann das Tool: PDF24 kostenlos heruntergeladen und installiert werden.

Mit dem Menüpunkt:     können Dokumente, die nicht in Word vorliegen, in das pdf/A - Format umgewandelt werden.

Auch diese gespeicherten PDF-Dokument können dann ohne Probleme in das Portal hochgeladen werden.

       Word-Dokumente

Ein Word-Dokument kann durch folgende Einstellung in PDF/A-Format abgespeichert werden:

                Dateityp:             pdf

                Optionen:           pdf/A-kompatibel

                Dieses gespeicherte PDF-Dokument kann dann ohne Probleme in das Portal hochgeladen werden.