API-Flyer: ELBA-Schnittstelle

API-Schnittstelle

Im Prüfalltag laden Mitarbeitende Projektunterlagen oft einzeln und mehrfach aus ELBA herunter – ohne zentrale Absprache entstehen doppelte Downloads, Dateichaos und uneinheitliche Stände auf verschiedenen Rechnern. Eine Schnittstelle, auch API genannt, schafft hier Abhilfe: Eine API ist schlicht eine automatische Verbindung zwischen zwei Programmen. Während ein Mensch sich einloggt, klickt und herunterlädt, erledigt ein Programm dieselben Schritte selbstständig und ohne Wartezeit.

Die ELBA-Schnittstelle übernimmt diese Aufgabe für Sie: Sie lädt jedes Dokument genau einmal, ordnet es automatisch dem richtigen Projekt zu, stellt es in Ihrer Ablage oder Fachsoftware bereit, meldet neue Eingänge und übernimmt die Weiterverarbeitung – etwa Benennung, Verteilung und Übergabe an interne Abläufe. Nur wirklich unklare Fälle landen noch auf einer kurzen Klärliste.

Ihre Software (Ablage / Fachsystem) ⇄ API (verbindet Ihre Software direkt mit ELBA für einen durchgehend aktuellen Datenstand) ⇄ ELBA (Projekte & Dokumente)

01 – So verändert sich Ihr Arbeitsalltag

02 – Der Effekt in Zahlen

Wie groß dieser Effekt tatsächlich ist, zeigt die Datenanalyse eines über 12 Monate betrachteten Prüfbüros mit unter 10 Mitarbeitenden:

• ≈ 2/3 der Downloads sind Wiederholungen bereits abgerufener Unterlagen
• ≈ 1/3 betrifft tatsächlich eindeutige Dokumente
• ≈ 2/3 des übertragenen Datenvolumens wären demnach überflüssig

03 – Was die Schnittstelle konkret leistet

• Nahtlose Einbindung: fügt sich in Ihre bestehende Bürosoftware, Ablage und Prozesse ein
• Gezielte Projektabfrage: Sie wählen Projekte einfach über Projekt-, Vorgangs- oder ELBA-ID aus
• Eindeutige Zuordnung: alle wichtigen Dokument- und Projektinformationen sind direkt mit dabei
• Flexible Filterung: z. B. nach Zeitraum, neuen Dokumenten oder aktuellem Bearbeitungsstand
• Vollständiger Dokumentenzugriff: Prüfberichte, Prüfunterlagen und allgemeine Unterlagen stehen Ihnen gleichermaßen zur Verfügung
• Direkt einsetzbar: Unterlagenarten und Prüfstatus werden mitgeliefert und lassen sich direkt weiterverarbeiten
• Automatisierter Abruf: Projekt- und Dokumentdaten kommen automatisch zu Ihnen, ganz ohne manuellen Download

04 – Nahtlos eingebunden, sicher betrieben

Die technische Anbindung passt sich Ihrer vorhandenen Systemlandschaft an, statt sie zu verändern. Sie behalten dabei jederzeit die Kontrolle über Ihre Daten:

• Einbindung durch Ihren Partner: Ihr IT-Dienstleister, Softwarehersteller oder Ihre eigene EDV bindet die Schnittstelle direkt in Ihre bestehenden Systeme ein; ELBA unterstützt Sie dabei mit technischem Know-how
• Automatisierter Betrieb im Hintergrund: der Datenabruf erfolgt automatisiert über Ihr eigenes Backend-System, rund um die Uhr und ohne zusätzlichen Aufwand für Ihr Team
• Jederzeit abgesichert: der Zugriff ist durch ein hinterlegtes Zertifikat geschützt und bleibt strikt auf Ihre bestehenden ELBA-Berechtigungen begrenzt

05 – Das bringt Ihnen die Schnittstelle im Alltag

• Zeitersparnis: niemand sucht oder lädt mehrfach, die Unterlagen sind einfach da
• Ein einheitlicher Stand: alle arbeiten mit denselben aktuellen Dokumenten statt mit verstreuten Kopien
• Ordnung ohne Aufwand: die strukturierte Ablage geschieht automatisch, nicht von Hand
• Anschluss an Ihre Prozesse: neue Eingänge können unmittelbar Folgeschritte auslösen
• Weniger Fehler: keine veralteten oder doppelten Versionen mehr im Umlauf

Kontakt

Martin Hamann, Geschäftsführer
ELBA Management GmbH, Eiswerderstraße 16C, 13585 Berlin
T +49 30 2100314-0 · E mh@bvpi-elba.de

Melanie Knabe, Manager Business Development
ELBA Management GmbH, Eiswerderstraße 16C, 13585 Berlin
T +49 30 2100314-20 · E mk@bvpi-elba.de