6.6 Beispielhafte Firmen- und Organisationsstrukturen

6.6 Beispielhafte Firmen- und Organisationsstrukturen

Folgende Büro-/Organisationsstrukturen können in ELBA angelegt werden, deren Einrichtung  in der Anlage näher  beschrieben werden.

1.1         1 Firma
               1 Prüfingenieur
               x Mitarbeiter
               = alle Mitarbeiter haben die gleichen Rechte und sehen alle Projekte des PI

1.2        1 Firma
               1 Prüfingenieur
               x Mitarbeiter
               = jeder Mitarbeiter wird nur ausgewählten Projekten zugewiesen

2.1        1 Firma
               2 oder mehr Prüfingenieure
               x Mitarbeiter
               = die Prüfingenieure sehen sich gegenseitig
               = die Mitarbeiter sehen alle Prüfungen aller Prüfingenieure

2.2        1 Firma
               2 oder mehr Prüfingenieure
               x Mitarbeiter
               = jeder PI hat einen eigenen Mitarbeiterpool
               = jeder PI sieht nur seine Prüfungen
               = jeder Mitarbeiter sieht nur die Projekte "seines PI"

2.3        1 Firma
               2 oder mehr Prüfingenieure
               x Mitarbeiter
               = Mitarbeiter sind für beide PI verfügbar
               = jeder PI sieht nur seine Prüfungen
               = jeder Mitarbeiter sieht alle Projekte aller PIs

3.1        2 Firmen (PI und Aufsteller getrennt, aber gemeinsame Mitarbeiter)
               x Prüfingenieure
               x Mitarbeiter
               = Mitarbeiter A sieht eingeladene Projekte als Aufsteller
               = Mitarbeiter A sieht Projekte des/der PIs
               = Was der PI sieht (nur seine oder alle) müsste man abstimmen

Strukturelle Darstellung der Organisationsstrukturen:

Die einfachste Form ergibt sich dabei wie folgt:

Die Mitarbeiter können hier:

-          grundsätzlich von Anfang an Rechte für alle Projekte erhalten oder

-          hier zunächst nur erfasst werden und später dann individuelle Rechte für einzelne Projekte

 erhalten

Zu den einfacheren Bürostrukturen gehört auch die Teambildung unterhalb des Büros:

Der Organisationsaufbau eines Büros mit mehreren Niederlassungen kann wie folgt strukturell dargestellt werden:

                             

Erfassung von Mitarbeitern und Organisationsstrukturen

Erfassung von Mitarbeitern auf das Hauptbüro:

Folgende Beispielstruktur kann damit erzeugt werden:

Erfassung eines Teams im Hauptbüro

Die Teambildung ist auch dafür notwendig, um den Teammitgliedern gemeinsame Rechte zu vergeben; z. Bsp. kann ein Team im Verwaltungsbereich eingerichtet werden, das Zugriffsrechte auf alle Projekte hat. Dieser Sachverhalt soll nachfolgend dargestellt werden:

Ausgangssituation

Im IB wurde bisher der MA-1 erfasst und der PI ist Administrator der Organisation.

Durch Markierung von IB-Muster und drücken des Buttons:  kann die Organisationseinheit: Team mit folgender Maske angelegt werden.      

Nach der Erstellung führt diese Erfassung zu folgender Struktur:

Dieser Organisations-Einheit 'Team-Verwaltung' können jetzt mit dem Button:  

bestehende Mitarbeiter zugeordnet werden.

Wenn die Rechte der obersten Organisations-Einheit, in unserem Bsp. "abacon ABP" mittels der Registerkarte  frei

gegeben hat,

kann auch dem Team-Verwaltung mittels Registerkarte   alle Rechte

auf alle Projekte erteilt werden:

Da in unserem Beispiel der PI angemeldet ist, bestimmt er mit:

Eigenen Mitarbeiter und untergeordnete Einheiten

durch die Einstellung: , dass alle Projekte von allen Mitarbeitern dieses Teams

gesehen und bearbeitet werden dürfen.

Der PI kann Mitarbeitern auch nur den Zugriff auf bestimmte Projekte erlauben.

Dabei muss der PI seine freigegeben Rechte diesem Team entziehen,

den Teammitgliedern aber beim einzelnen Projekt die Rechte erlauben.

Zur Rechtvergabe müssen die betreffenden Mitarbeiter innerhalb der Organisation aber

erfasst sein, d.h. eingeladen sein, die Einladung angenommen und die Identität bestätigt

haben.

Dann kann der PI das betreffende Projekt öffnen und mit der Registerkarte:

Projektteam den Mitarbeitern mit dem Button:  die Rechte auf das Projekt geben.

In der projektbezogenen Mitarbeiterzuordnung kann festgelegt werden, ob dieser Mitarbeiter in diesem Projekt Lese oder Schreibrechte erhalten darf.

Der hierarchische Organisationsaufbau erlaubt es, jeder Orga-Einheit, ob Person oder Institution,

weitere Subeinheiten zuzuordnen.

Dadurch besteht die Möglichkeit, neben den flachen und einfacheren Bürostrukturen

auch sehr komplexe Bürostrukturen abzubilden.

Mit dem Symbol: können Teammitglieder gelöscht,

 mit dem Symbol:  Teammitglieder in andere Orga-Einheiten verschoben werden.

Die Registerkarte:

  

dient dazu, im Hauptbüro bzw. der Niederlassung eigene Administratoren zu bestimmen, die keine

Projektrechte jedoch nur Rechte zur Einrichtung von Orga-Einheiten haben, um z.B. dem PI

die Verwaltungsarbeit zu erleichtern.

Anlage:  Die Varianten zu den einzelnen Organisationsstrukturen

Zu 1.1:   1 Firma - 1 Prüfingenieur - 2 Mitarbeiter

 Rechte: Alle Mitarbeiter haben die gleichen Rechte und sehen alle Projekte des PI, sichtbar im Feld Zusammenarbeit für                   die oberste Organisationseinheit "abacon ABP"      

Die Mitarbeiter sehen alle Projekte, d.h. der PI bringt seine Projekte in die Firma ein, die diese  auf die Mitarbeiter vererbt

Zu 1.2:  1 Firma - 1 Prüfingenieur - 2 Mitarbeiter

             Rechte: Jeder Mitarbeiter wird nur ausgewählten Projekten zugewiesen 

            Organisationsstruktur wie unter 1.1

            Rechte: Die Mitarbeiter werden nur ausgewählten Projekten zugewiesen, d.h. der PI bringt seine Projekte in die Firma ein,                  die aber nicht weitervererbt werden, Aufsteller erhalten Ihre Projekte durch den jeweils eingeladenen Mitarbeiter.

Der PI erteilt dem Mitarbeiter im Projekt durch eine Einladung Zugriff über den Reiter „Projektteam“ und "Kollegen hinzufügen".

Danach kann auch der Benachrichtigungstyp unter "Nachrichten" und ggf. noch die Lese- und Schreibrechte auf das Projekt überarbeitet werden.

Zu 2.1    1 Firma - 2 Prüfingenieure - 2 Mitarbeiter
               Rechte: - die Prüfingenieure sehen sich gegenseitig
                              - die Mitarbeiter sehen alle Prüfungen aller Prüfingenieure

Die Mitarbeiter sehen alle Projekte, d.h. beide PI‘s bringen ihre Projekte in die Firma ein, die diese Rechte auf die Mitarbeiter vererbt

Zu 2.2:   1 Firma - 2 Prüfingenieure - 2 Mitarbeiter
              Rechte: - jeder PI hat einen eigenen Mitarbeiterpool
                           - jeder PI sieht nur seine Prüfungen
                           - jeder Mitarbeiter sieht nur die Projekte "seines PI"

Hier müssen mit dem Button:  in der Firma zwei Teams (Bezeichnung ist offen) gebildet werden.

In diese Teams muss der jeweilige PI und die jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet werden.

Damit entsteht folgendes Organisationsschema:

Die PI bringen ihre Projekte in die Firma ein, die aber nicht auf die Mitarbeiter vererbt werden:

Innerhalb des jeweiligen Teams vererbt der PI seine Rechte an die Teammitglieder:

Zu 2.3     1 Firma - 2 Prüfingenieure -  x Mitarbeiter
               Rechte: - Mitarbeiter sind für beide PI verfügbar
                              - jeder PI sieht nur seine Prüfungen
                              - jeder Mitarbeiter sieht alle Projekte aller PIs

Hier muss mit dem Button:  in der Firma ein weiteres Team gebildet werden.

In dieses weitere Team müssen die Mitarbeiter zugeordnet werden, die Projekte

aller PI sehen dürfen. Damit entsteht z. Bsp. folgendes Organisationsschema, in dem

PI 2 und PI 2 nur Ihre jeweiligen Projekte sehen und das Team übergeordnet durch

entsprechende Rechte auf Projekte aller PI Zugriff haben soll.

Unter Zusammenarbeit muss jedes PI Team unter „Einheit hinzufügen“ das „Team übergeordnet“ hinzufügen, um diesem die notwendigen Rechte zu vererben. Dieses erscheint in der Übersicht der Zusammenarbeit und es können Rechteeinstellungen festgelegt werden.

Zu 3.1     - 2 Firmen (PI und Aufsteller getrennt, aber gemeinsame Mitarbeiter)
               - 2 Prüfingenieure
               - 4 Mitarbeiter
               - MA4 sieht eingeladene Projekte als Aufsteller
               - MA1-3 siehe Ziffer 2.3

 

Hier muss mit dem Button „Einheit hinzufügen“ eine neue Firma angelegt werden,

am Beispiel:  Aufsteller GmbH

In dieser Firma müssen weitere Mitarbeiter, ggf. auch Teams, angelegt werden.

Dem Aufsteller-Büro werden keine Rechte erteilt.

Der "Aufsteller" wird auf ein bestimmtes Projekt von extern als Aufsteller eingeladen und 

erhält damit die Rechte/Rolle eines Aufstellers.

 

 

Für weitere spezielle Fälle kann eine Abstimmung mit abacon abp solution erfolgen.